Contents
経理担当者が直面する3つの課題とは？
経理担当者の役割は多岐にわたり、コスト管理や効率化を追求することが求められます
しかし、機密文書処理に関しては、多くの企業で十分な注意が払われていないのが現状です。
これは単なるコストの問題にとどまらず、企業の安全性や信用に直接関わる重要な課題です。
機密文書処理に関して、経理担当者が直面する3つの課題を詳しく解説します。
限られた予算内でのやりくり
多くの企業では、限られた予算内で業務を効率化しつつ、全体のコストを抑える必要があります。
機密文書処理もその一環として取り組むべき課題ですが、特に目立つ経費ではないため、優先度が低くなりがちです。
しかし、情報漏洩や法令違反といったリスクが潜んでおり、適切なコスト配分が求められます。
業者選びの不透明さに潜むリスク
機密文書処理を外部業者に委託する場合、価格の違いやサービス内容の詳細が分かりづらいことがあります。
見積りをとっても記載項目が曖昧であったり、セキュリティ基準が明確でなかったりするため、信頼できる業者を選ぶのが難しいという声が多く聞かれます。
この不透明さが、後々のトラブルを招く要因となっています。
情報漏洩と法令違反の重大な影響
情報漏洩は、企業にとって最も深刻なリスクの一つです。
たとえば、顧客情報や取引先データが流出すれば、取引先の信頼を失い、訴訟問題に発展する可能性もあります。
また、個人情報保護法などの法令に違反すれば、行政指導や罰則が科され、企業の財務や評判に大きなダメージを与えます。
関連記事
コスト削減の盲点：最安値が招く3つのリスク
機密文書処理におけるコスト削減は重要ですが、単に「最安値」を追求するだけでは、重大なリスクを招く可能性があります。
ここでは、最安値がもたらす3つのリスクを具体的に解説します。
価格だけで選ぶ業者の落とし穴
「最安値の業者が一番お得」と考えがちですが、最安値の業者を選ぶ場合、サービス内容の質が低い可能性が高まります。
たとえば、以下のようなリスクを確認する必要があります。
・セキュリティ基準が低い（ISO認証の未取得）
・万が一への補償が不十分（情報漏えい保険の加入金額が十分でない）
・処理証明書が発行されない
このような状況では、万が一のトラブルが発生した際に適切な対応が取れず、結果的に高額な損失を被る恐れがあります。
自社処理の隠れたコストと手間
自社でシュレッダー処理を行う場合もありますが、見落としがちなコストが発生します。
たとえば、以下のコストを検討する必要があります。
・人件費の増加：担当者が日常業務の一部として対応するため非効率。
・準備の手間：クリップ外しや書類整理が必要。
・大量処理の限界：オフィスシュレッダーでは処理能力が追いつかない。
また、シュレッダーのメンテナンス費用や、シュレッダーゴミの処分費用も見逃せません。
オフィスシュレッダーでは大量の書類を短期間で処理するのは難しいので、業務の効率が著しく低下する可能性があります。
情報漏えいの影響がもたらす損害
もし、委託先が情報漏えいを起こしてしまった場合、企業に以下の損害をもたらします。
・顧客の信頼を失うことで取引先の減少
・マスコミ報道によるブランドイメージの悪化
・罰金や損害賠償による財務リスク
個人情報を流出させた事件では、被害者への補償や信頼回復のための費用が数千万円から数億円に上ることもあります。
このような事態は、経理担当者にとっても大きな負担となります。
関連記事
機密文書処理を適切に行うための基準とは？
機密文書処理を安全かつ効率的に行うためには、業者選びの基準を明確にすることが不可欠です。
以下のポイントを押さえた上で、最適な選択を行いましょう。
信頼できる業者を選ぶ3つのポイント
以下の基準を満たす業者を選ぶことが重要です。
①情報漏えい保険への加入：万が一の事故が発生した場合に十分な補償が受けられるか。
②ISO27001やプライバシーマークの取得：機密文書を取り扱うにふさわしい組織体制が整っているか。
③トラックや工場のセキュリティ設備：GPS、荷台ロック、入館管理、監視カメラの設置など、機密文書を取り扱うにふさわしいセキュリティ体制を満たしているか。
関連記事
サービス内容を見極めるポイント
業者が提供するサービスは信頼性や安全性だけでなく、利用しやすいサービスかどうか、その内容も重要です。
業者選びでは以下の条件も確認しましょう。
・処理証明書の発行の有無（管理書類として必要）
・お客様の口コミ、取引先の事例
・従業員教育の徹底度
・廃棄頻度や文書量に応じた柔軟な対応が可能か
・バインダーやクリップ付きの書類にも対応可能か
・リサイクルなど環境面への配慮があるか
関連記事
機密文書廃棄業者のサービス比較
コスト削減と安全性を両立する具体的な方法
コスト削減と安全性を両立するためには、以下の具体的な方法を取り入れることが有効です。
①定期回収やスポット回収など廃棄ペースに合わせた契約コースを選択することで無駄なコストを削減できます。
②書類を事前に分類し、不必要な文書を廃棄量から削減することでコストを抑えることができます。
関連記事
成功する業者選びの第一歩とは？
成功する業者選びには、見積もり依頼時に確認すべき重要なポイントがあります。
必ず以下の5つの項目を確認しましょう。
①処理費用の内訳が明確か
②情報抹消完了の証明書の発行
③ISO認証の有無
④情報漏えい保険の補償金額が十分か
⑤口コミや利用者の声
とくに利用者の声は重要です。
実績や信頼性のある業者を選ぶことが成功の鍵となります。
業者間の比較を行い、最適な選択をしてください。
コスト削減と安全対策を実現する効率的な文書管理
この記事で紹介した内容を参考に、コスト削減と安全性を両立するための具体的な行動を起こしましょう。
最安値のリスクを理解し、安全性を優先した業者選びを実践してください。
信頼性の高い業者を選び、効率的な文書管理を実現することが、企業の成長につながります。
最適な選択をするために、今すぐ行動を開始しましょう。
参考記事
特集記事
