オフィス移転の流れについて

昨今はコロナの影響でテレワークも多くなり、オフィス縮小による移転を検討している会社も多いのでないでしょうか。
オフィス移転の際には準備や手続きに加えて荷造りなど社員の方達の協力も得て進めていく作業も多くなります。
そのため、全体のスケジュールを把握し社員の方にも共有していくことが必要となります。
まずは移転予定日の7,6か月前程から計画的に動いていきましょう、ここでは大まかな段取りを説明します。
①移転の7,6カ月前～
移転方針の決定と全体のスケジュール決める。
旧オフィスの解約手続き
新オフィスの物件選定
②移転の5,4カ月前～
オフィス内装やレイアウト考案
新オフィスで必要な備品の選定
インターネット・電話回線の移転手続き
各種業者の手配
③移転の4,3カ月前～
取引銀行への届け出
各機関への届け出
お客様への移転のお知らせ
社内への説明会
④移転の2,1カ月前～
ホームページ等の住所変更
荷造り

旧オフィスの解約手続きと新オフィスの選定について

まず移転することが決まったら、現在のオフィスを解約手続きを行いましょう。
ここで注意点があります、オフィスビルに関しては解約する6か月前に解約通知を出さなきゃいけない契約となっているケースが多いので、しっかり現在のオフィスの契約内容を確認しましょう。
そしてオフィスを明け渡すことが決まったら、当該日までに現在のオフィスの原状回復工事が完了するように工事業者の手配する必要があります。
一般的ににオフィス契約の場合はマンションやアパートなどの住居物件とは異なり、テナント側が100％負担して原状回復を行うことになります。
どの範囲まで原状回復すべきか、契約内容に加えてオーナーや管理会社にしっかり確認しておきましょう。
また、オーナーやビルの管理会社によっては、原状回復工事を行う指定の業者が存在する場合があります。
工事業者に依頼する前に確認しておきましょう。

次に新オフィスを選定していきましょう。
選定するに際して広さ、交通機関、採光、費用など自社が譲れないポイントや妥協できるポイントをを出来る限り出しましょう。
その上でwebサイトである程度条件に合う物件を確認し、担当者に相談してみると話がスムーズに進みます。

オフィス移転に関するチェックリスト

具体的にいつまでにどのような作業が必要か把握するため以下チェックリストを確認しながら移転準備を進めていきましょう。

▼移転6か月前までにすること
・移転プロジェクトチーム発足
・現在のオフィスの問題点と改善策、新オフィスでの実現したい目標設定
・オフィス移転スケジュールの策定
・移転業者の選定(引越し、内装工事、電気、水道、書類廃棄)
・現在のオフィス解約通知
・現在のオフィスの原状回復についての契約内容と費用の確認
・移転先のオフィス選定
・新旧オフィスの傷、故障個所の撮影

▼移転4か月前までにすること
・オフィスの内装やレイアウトの決定
・オフィスの家具・什器・OA機器など「物」について検討する
・オフィスのICT・セキュリティなど「システム」について検討する
・各移転業者(引越し、内装工事、電気、水道、書類廃棄)と契約・打ち合わせし、スケジュール決定
・現在のオフィスの工事の手配をし、原状回復工事を開始してもらう

▼移転2か月前までにすること
・移転の社内及び社外周知を行う
・移転に向けての手続きを行う

▼移転1か月前までにすること
新オフィスのレイアウト,内装調整
ホームページ、メール、プレリリースへのお知らせ文掲載
備品搬入

移転するに際に必要な業者について

移転する上で社員の方達が対応する作業も多いものの、業者に委託して進めていく作業も複数あります。
そのためどこまで社内で対応して業者にアウトソースするかを業者一覧をご確認の上選定していきましょう。
もちろん条件に合う業者を選定する上で相みつは必要となりますので移転6か月前まで
には複数業者にお声掛けしましょう。

▼移転するに際に必要な業者一覧
・移転前に打ち合わせした方が良い業者
引越し業者
原状回復をする業者
システム関係の業者
移転先の内装業者
不用品,機密文書廃棄業者

・移転後に打ち合わせした方が良い業者
清掃業者
OA機器の業者
ドリンクサービス

移転に伴う必要な各機関への届け出について

次に、事務所移転に伴う各機関への必要書類や届け出についてです。
提出書類や手続きが多いのに加えて期限内に出来なければ罰則の対象となるケースもあるため、下記ご確認頂きまして抜け漏れなく期限内に対応しましょう。

▼オフィス移転の際に必要な行政手続き一覧

・警察署・運輸支局
提出期限：証明書交付日から1ヶ月以内
提出書類：社用車の車庫証明書（警察署で取得）
自動車保管場所証明書（運輸支局に提出）

・消防署
提出期限：移転7日前
提出書類：防火対象物使用開始届出書
　防火・防災管理者選任（解任）届出書（要：防火・防災管理者講習修了証の写し）
　　　　　消防計画作成（変更）届出書

・都道府県税事務所
提出期限：移転前もしくは移転後
提出書類：事業開始等申告書

・郵便局
提出期限：移転前もしくは移転後
提出書類：郵便物届出変更届

・銀行・保険会社・クレジットカード会社
提出期限：移転前もしくは移転後
提出書類：各会社、銀行によって異なる

・電話会社
提出期限：移転前もしくは移転後
提出書類：契約している電話会社により異なる

・社会保険（年金事務所・健保組合）
提出期限：移転後5日以内
提出書類：適用事業所名称・所在地変更届

・労働基準監督署、公共職業安定所（ハローワーク）
提出期限：移転後10日以内
提出書類：労働保険名称、所在地等変更届
　　　雇用保険事業主事業所各種変更届※
　　　雇用保険事業主事業所各種変更届事業主控
　　　　　※建築業および農林漁業の場合は、
　　　　「雇用保険事業主事業所各種変更届」
　　　　「雇用保険事業主事業所各種変更届」

・法務局
提出期限：【本店】移転後2週間以内、【支店】移転後3週間以内
提出書類：本店・支店移転登記申請書
　　　株主総会議事録（株主総会で定款を変更する場合）
　　　株主リスト（株式会社の場合）
　　　取締役会議事録または取締役の過半数の一致を証する書面（株式会社の場合）
　　　同意書（合同会社の場合）
　　　委任状（代理人に登記申請を依頼した場合）

・税務署
提出期限：移転後1ヶ月以内
提出書類：異動届出書
　　　　給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書