書類保管が経理・総務担当者の悩みになる理由とは？

都心部の企業では、オフィススペースは貴重であり、効率的な利用が求められます。
増え続ける書類の保管場所を確保するために業務スペースを犠牲にするケースも少なくありません。
特に機密文書の場合は、情報漏洩や法令違反のリスクが伴い、一般的な書類よりも厳格な管理が必要です。
さらに、保管にかかるコストは単に棚や施錠設備の費用だけではありません。
社員が書類を整理し、期限を管理するためにかける労働時間も見逃せない要素です。
これらの見えないコストは積み重なると大きな負担となり、経理・総務担当者にとっては悩みの種となっています。

社内保管と外部委託のどちらが正解？メリットとデメリットを徹底比較

社内保管のメリットとデメリット

一方、一方で、外部委託はスペースの問題を解消するだけでなく、専門業者による高水準のセキュリティやコスト効率の良さも期待できます。
ただし、適切な業者を選ばない場合、安全性やコスト面でのトラブルが発生するリスクがあります。
• メリット：
o オフィススペースの有効活用
o 専門業者による高いセキュリティ管理
o 保管期限のコンピュータ管理
o 災害リスクの分散（複数拠点における分散保管）
• デメリット：
o 書類の取り寄せに時間がかかる可能性
o 安全性の高い保管業者の選定に手間がかかる

外部委託のメリットとデメリット

一方、一方で、外部委託はスペースの問題を解消するだけでなく、専門業者による高水準のセキュリティやコスト効率の良さも期待できます。
ただし、適切な業者を選ばない場合、安全性やコスト面でのトラブルが発生するリスクがあります。
• メリット：
o オフィススペースの有効活用
o 専門業者による高いセキュリティ管理
o 保管期限のコンピュータ管理
o 災害リスクの分散（複数拠点における分散保管）
• デメリット：
o 書類の取り寄せに時間がかかる可能性
o 安全性の高い保管業者の選定に手間がかかる

コスト削減を実現する書類保管の具体的な工夫

必要書類と不要書類の分類

まずは、保管する書類を「必要」と「不要」に分けることが重要です。
たとえば、法令で保管義務がある書類だけを厳選し、それ以外は廃棄するかデジタル化しましょう。
このプロセスにより、保管量を減らし、コストを大幅に削減できます。
また、書類保管を預ける際には、段ボールごとに保管期限を記録し、管理します（必要に応じてファイルごとの期限管理も可能です）。
必要書類の保管期限はしっかりと決めておきましょう。

デジタル化の活用

頻繁に利用する書類はスキャンしてデジタル化することで、物理的なスペースを節約できます。
取り寄せが想定される書類はあらかじめデジタル化しておくことで、必要なデータに即座にアクセスできる環境を構築できますし、取り寄せに関わるコストを削減できます。

安全な書類保管環境を選ぶためのチェックリスト

信頼できる保管業者を選ぶ際は、以下のチェックリストを参考にしましょう。
・機密文書専用の保管庫を選ぶ
レンタル倉庫や物品倉庫ではなく、機密文書専用の保管庫を選びましょう。単なる書類預かり機能だけでなく、保管期限の管理や期限到来時の廃棄まで一元管理が可能です。また、文書保管は長期間になるので書類保管に適した湿気対策や虫食い対策が必要です。

・セキュリティ基準の確認
ISO27001やプライバシーマークなどの第三者によるセキュリティ認証取得している業者を選ぶことで、安心して利用できます。

・保管施設の設備
監視カメラや入退室管理システムはもちろん、長期にわたって安心して預けるためには、耐火設備や地震対策などの震災対策が整っているかも重要なポイントです。

・保管実績の確認
具体的な保管実績をヒヤリングすることは難しいですが、官公庁や医療機関など、一般的に高いセキュリティが求められる機密文書を取り扱っている業者であれば、信頼性が高いと言えます。

必要なときにすぐ取り寄せ可能？外部保管サービスの選び方

書類保管業者を選ぶ際には、迅速な取り寄せ対応が可能であることが重要です。
依頼翌日には取り寄せできることが望ましいでしょう。
オンラインシステムで取り寄せ依頼ができる業者を選ぶと、手間を大幅に削減できます。
また、運搬時の車輛において、宅配便の利用は好ましくありません。
追跡可能な自社の専用車両を利用している業者を選ぶことで、安全性を確保できます。

保管期限を守る方法と期限切れ書類の廃棄で気を付けるポイント

保管期限の管理

法令や社内ルールで定められた保管期限を遵守するために、期限を過ぎた書類は定期的に廃棄する必要があります。
これにより、不要なコストやスペースの浪費を防ぐことができます。

廃棄までの一元管理

機密文書専門の保管業者であれば、保管から廃棄まで一元管理するサービスを提供している場合があります。 このようなサービスを利用することで、保管期間が到来した書類はオフィスに送り返されることがなく、そのまま安全に処分され、廃棄プロセスの煩雑さを解消できます。

コスト削減と安全性を両立する保管業者選び

この記事では、都心部企業が抱える書類保管の課題を解決するための具体的な方法を解説しました。

業者を選ぶ際は、実績や口コミを調べるだけでなく、複数の業者から見積もりを取り、条件を比較するのが賢明です。 外部保管を効果的に活用し、コスト削減と安全性の両立を実現しましょう。

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