個人情報の保護やマイナンバー制度など、情報の安全な管理やセキュリティーの強化とそのリスクが声高に叫ばれ、情報漏洩による企業ダメージなどがニュースの話題に上ることも多くなっていますよね。しかし、重要であるが故に機密書類の扱いには慎重さが求められるでしょう。
そこで、機密書類などの情報の管理や扱いをまかされたとき、すぐにシュレッダーにかけてしまうものなのか、それともある程度の期間保存しておくのかを、アンケートを取って調査してみました。

【質問】
シュレッダーにかけるべき機密書類をシュレッダーにかけずに溜め込んでいる方だ

【回答数】
いいえ：72
はい：28

すぐにシュレッダーにかける派はこんな理由

すぐにシュレッダーにかけるという回答が多いですが、
その理由は次のようになっています。

・溜め込むと、大変なことになるため、例え少量でもシュレッダーにかけた方が良いからです。（40代／男性／会社員）
・絶対にしません。これはもし、問題が起こったときに自分も責任を問われる可能性があるので、用が済んだら機密書類などはすぐ処分します。（40代／男性／会社員）
・職場で、個人情報を大量に取り扱うので、毎日、シュレッダーすべき書類が複数枚ありすぐに溜まってしまうので、それらを毎日帰る前に、溶解処分専用の段ボール箱に入れてしまいます。（40代／男性／公務員）
・日々増える書類があるので都度処分しています。まさしく書類の山と化してしまいます。（50代／男性／契約派遣社員）

書類を溜め込んでしまうと管理や整理が煩雑になってしまうため、という意見が最も多く見られます。
紙は大量であればかさばって場所を取るため、オフィスの整頓という観点からも、機密書類はすぐにシュレッダー処理する人が主となっているようです。
また、情報化社会によって他人のプライバシーを扱う機会も増えてきているため、そのことが機密書類を溜めておかないという重要な素因にもなっています。

ある程度の期間保存しておく派はこんな理由

一定の期間保持しておかれる場合もありますが、以下のような事由によっています。

・後で必要になるかもしれないと、考えてしまうので、つい機密書類を溜め込む時があります。（20代／男性／契約派遣社員）
・下手に処分してしまい、ふとしたときに上司にあのときのあれと言われることが年に数回あり、置いておきたいから。（30代／男性／会社員）
・職業柄、変更が多いので、確定してからではないときは書類を残します。確定後に全て書類にシュレッダーを掛けます。（40代／男性／契約派遣社員）
・自分ではしなくて良いため。（担当者がまとめてシュレッダーにかける）（40代／女性／契約派遣社員）

後々必要になることもある、という事が一番の理由としてあげられていますが、
案件ごとの情報やデータが次々に変わっていくため、
すぐには捨てられないといった場合も見受けられます。
自分では処理をせず、担当者がシュレッダーにかけるという回答がありますが、
これはむしろ会社が情報の管理責任を一元化している例と言えるでしょう。

機密書類は処分時期と重要度の見極めが必要

アンケートの結果、機密書類の扱いには様々に苦労している状況がうかがえました。
すぐに処分してしまう場合、あるいは一定期間保存しておく場合、
どちらにも相応の理由があげられていますが、多くの人が、
書類を溜め込んでしまうと、
その重要度如何に関わらず場所をとって大変だと考えているのが分かります。
また、個人情報を扱っている職場では、とくに早くに機密書類が処理されているようです。

機密書類をある程度残しておく場合でも、その廃棄時期をリーダーが決定することで、
セキュリティーの維持と管理責任を徹底することができるでしょう。
データの重要度を勘案した上で、機密事項の書類はなるべく早急な処分が良いかもしれませんね。

■調査地域：全国
■調査対象：【職業】契約派遣社員 会社員 会社役員 公務員
■有効回答数：100サンプル

シュレッダーにかけるべき機密書類をシュレッダーにかけずに溜め込んでいる方だ

【はい】
・総務課にしかシュレッダーが無く、溜まったら誰が総務に持っていくか決まっていない。(40代/女性/会社員)
・特に会社も厳しく言わないので、一カ月分くらいは溜め込んでしまいます。(20代/女性/会社員)
・会社全体がそうであると言えます。漏洩したらいけない情報が放置してあります(30代/女性/会社員)
・いつかまとめてやろうと思っているうちに結構な量になってしまっている。(50代/女性/契約派遣社員)
・下手に処分してしまい、ふとしたときに上司にあのときのあれと言われることが年に数回あり、置いておきたいから。(30代/男性/会社員)
・いっぺんにシュレッダーにかけたいのですが、機会をためらっています。(30代/男性/会社員)
・シュレッダーに早くかけてしまって、後で後悔したことがあるので慎重にならざるを得ない。(50代/男性/会社員)
・ある程度書類が溜まってからシュレッダーをかけるようにしています。(30代/男性/会社員)
・職業柄、変更が多いので、確定してからではないときは書類を残します。確定後に全て書類をシュレッダーに掛けます。(40代/男性/契約派遣社員)
・直ぐにシュレッダーにかけずにある程度たまってからかけるようにしています。(30代/女性/会社員)
・万が一のことを考えて、しばらくはた貯めておいています。完全に必要ないことが確認できるまでは心配なので。(40代/女性/会社員)
・あとで一度にやろうと思い、気が付いたら、たまっていることがあるから。(20代/女性/会社員)
・シュレッダーをかける時間がもったいないのでため込みます。誰かが代わってしてくれないかいつも思います。(40代/男性/会社員)
・そしていよいよやばくなったときに一気にシュレッダーにかけ、詰まらせて壊してしまう。(30代/女性/会社員)
・シュレッダーが自分の部屋にはないので、ついつい溜まってからやってしまう。(30代/女性/会社員)
・あまり機密書類がないので、すぐに処理をする必要がないのです。(30代/男性/会社員)
・シュレッダーをかけるのにも時間と手間がかかると思い、億劫です。(30代/男性/会社員)
・追加更新の情報の用紙が会社から随時配布されて、以前に配布された紙に書き込んだ自分のメモを書き写してから古い分は処分しようと思うが、なかなか書き写す暇がなくて、シュレッダーにかける事もできずにどんどん溜まっていく。(50代/女性/契約派遣社員)
・顧客の名前を覚えるために溜めてしまっています。
後に個人で処分しています。(20代/女性/会社員)
・シュレッダーにかけるのが面倒くさい。ついパパっとゴミ袋に入れて捨てたい。(20代/女性/公務員)
・一枚一枚シュレッダーにかけるよりも、まとめてやった方が効率的だと思ったから。(20代/女性/会社員)
・シュレッダーにかけるべき機密書類をシュレッダーにかけずに溜め込んでいる方です(30代/女性/契約派遣社員)
・シュレッダーにかけるべき機密書類を溜め込んでおいて何かあったら怖いので、その都度シュレッダーにかけています。(30代/男性/会社員)
・なかなか大量な書類をシュレッダーにかけるのが面倒くさそうに担ってきたから(30代/女性/会社員)
・月末にまとめてシュレッダーにかけようと思ってはいるが、忘れてしまい貯めてしまう。(40代/男性/会社員)
・自分ではしなくて良いため。（担当者がまとめてシュレッダーにかける）(40代/女性/契約派遣社員)
・後で必要になるかもしれないと、考えてしまうので、つい機密書類を溜め込む時があります。(20代/男性/契約派遣社員)
・シュレッダーにかけるべき機密書類をシュレッダーにかけずに溜め込んでいる方です(50代/男性/会社員)

【いいえ】
・性格上直ぐに処分してしまいたい方なので溜めこまずに直ぐにシュレッダーにかけてしまいます。(30代/女性/会社員)
・あとでまとめてシュレッダーするのは時間がかかり面倒なので。また、すぐにシュレッダーにかけたほうが、安心なので。(40代/男性/会社員)
・溜め込んでいるとその分紛失する可能性が高くリスクが高いので。(30代/男性/会社員)
・複合機のすぐ隣にシュレッダーは常に設置していて、印刷されるものは個人情報であることがほとんどなので、不要だと判断したものは必ずシュレッダーにかける決まりになっているから。(30代/男性/会社員)
・書類を溜め込んでいると、上司にすごく怒られてしまうので、溜めません。(30代/男性/会社員)
・その都度定期的にシュレッダーにかけているので書類が溜まらない(20代/男性/会社員)
・機密文書を持っているのは怖いし、処理の済んだものは溜め込まずにすぐ捨てる性格なので。(30代/女性/会社員)
・必要のない書類に関しては、定期的に処分を行っているので、そのようなことはない。(30代/男性/会社員)
・溜め込んでしまうと、シュレッダーかけるのが、大変になるので、貯めずにコツコツかけています。(30代/男性/契約派遣社員)
・情報漏えいはいつでも起きる可能性がある他、書類を溜めこむと処理に時間がかかってしまうため。(30代/男性/会社員)
・一日の仕事終わりに確認して、必要のない機密書類はすぐにシュレッダーにかけてしまいます。(20代/女性/会社員)
・機密書類は自分の情報だけではなく他の人の情報も含まれているものが多いから。(20代/女性/会社員)
・シュレッダーにかけると指示が出ている以上は確実に処理をしなければなりません。シュレッダーをかけその紙を廃棄するのも責任のある仕事です。(30代/男性/会社員)
・機密書類の内容が、そとに漏れると困るのでシュレッダーにすぐかけるようにしています。(30代/男性/会社員)
・いらない書類はすぐにシュレッダーにかけてしまう。1日の最後にまとめて、とかもしない。(20代/女性/契約派遣社員)
・できる限りシュレッダーするべきものはすぐにやっているので、大丈夫だと思います(30代/女性/会社員)
・溜め込んでいると、何かのタイミングで、漏洩が起こったりする可能性があるので、その都度、シュレッダーに掛けてしまいます。(30代/女性/会社員)
・手元に置いておくのは、それだけ身を危険にさらすことになるから。(30代/男性/会社員)
・職場で、個人情報を大量に取り扱うので、毎日、シュレッダーすべき書類が複数枚ありすぐに溜まってしまうので、それらを毎日帰る前に、溶解処分専用の段ボール箱に入れてしまいます。(40代/男性/公務員)
・そんないい加減な仕事はしません。やるべきことは、すぐにやります。(40代/女性/会社員)
・不用になった書類はどんどんシュレッダーにかけるようにしています。(20代/女性/契約派遣社員)
・絶対にしません。これはもし、問題が起こったときに自分も責任を問われる可能性があるので、用が済んだら機密書類などはすぐ処分します。(40代/男性/会社員)
・貯めてしまうと、後が大変なので、なるべくマメにするようにしています。(30代/女性/会社員)
・職場に小型シュレッダーが配置されているのでこまめにシュレッダーしている。(40代/男性/公務員)
・自分が長い間しっかり書類を管理できる自信がないので、定期的に確認して機密事項書類は処理するように心がけている。(40代/女性/契約派遣社員)
・機密書類をシュレッダーにかけずに溜め込んでいるみたいな状況になるシステムではないです(30代/男性/会社員)
・漏洩防止のため破棄することが決まればその時に処分してしまう。(20代/女性/会社員)
・ｼｭﾚｯﾄﾞするのに機械を使えなかったとしてもハサミとかで切り刻んですぐ捨てます(30代/女性/会社員)
・私の会社では機密文書を廃棄するプロセスが整えられている。その環境があることですぐに廃棄し自身の周りに紛失や漏洩が起きる状況は低減されている。(40代/女性/会社員)
・忘れないためにも、すぐにシュレッダーにかけます。万が一のことも考えて、置き溜めはしません。(20代/男性/会社員)
・機密書類は不要になったらすぐにシュレッダーにかけるようにしています。(30代/女性/会社員)
・きれい好きなため、定期的に書類を整理し、不要文書を処分しています。(20代/女性/会社員)
・書類が溜まっているのを好まない為、片付いた書類は都度シュレッダーにかけます(30代/男性/会社員)
・処分しなければならない機密書類は溜め込むと厄介なので、発生する都度シュレッダーで処分し大量に出た場合は一週間以内に処理するようにしている。(60代/男性/契約派遣社員)
・機密書類が発生したり、持ち込まれたら、情報保管の必要性を検討し、必要性がなければ即座にシュレッダーにかけます。そのたびに席を立つことになりますが、よい運動だと思って割り切っています。(40代/男性/会社員)
・職場での機密書類が外部に漏れれば大問題なので気を付けている。(40代/女性/会社員)
・紙ごみに限らず、不要なものはすぐに処分しています。それが仕事を素早くやる秘訣です。(40代/男性/会社員)
・溜め込むと、大変なことになるため、例え少量でもシュレッダーにかけた方が良いからです。(40代/男性/会社員)
・その都度処分しないと混乱してわからなくなってしまうので、ためないようにしている。(40代/男性/会社員)
・他人へ内容が漏れた時の危機感をもって仕事をしているので、
かけるべき書類が出た場合はすぐにかけるようにしている。
漏れた時の責任を考えたら、時間に追われていてもかけるべきだと思う。(20代/女性/会社員)
・後にとっておく意味がわからない。私ならとっておく場合は、スキャンしてパソコンの中に入れる。(20代/女性/会社員)
・自分は片づけ魔なので、仕事やメール、廃棄書類も溜め込まずにすぐ片づけちゃいます。(30代/女性/契約派遣社員)
・こまめにシュレッダーにかけないと後々やるのが面倒くさくなってしまうから。(30代/女性/会社員)
・機密書類は紙で保有してはならないルールで、違反者は懲戒されるから(40代/男性/会社員)
・責任を取りたくないので、機密書類はそのつどシュレッダーにかけます。(40代/男性/会社員)
・シュレッダーにかけるべき書類は溜めないようにしています。一日の仕事の終わりに処理するようにしています。(30代/女性/会社員)
・シュレッダーにかけるべき機密書類であれば、基本は破り捨てるか残さないから。(30代/男性/会社員)
・機密書類をシュレッダーにかけますよ、溜め込んでおくメリットが無いですね(30代/男性/会社員)
・あまりたくさんはまとめないですが、多少まとめてからシュレッダーにかける。(40代/女性/会社員)
・他人に見られるとあまり好ましくないものが多いため、こまめにかけるようにしている。(30代/男性/会社員)
・シュレッダーまでの距離が近いので、不要になった機密書類はその都度すぐシュレッダーにかける。(20代/女性/会社員)
・あまりに溜め込んでしまうと途方もない数の書類をシュレッダーにかけなければならないため、こまめにすることが大事です。(20代/男性/契約派遣社員)
・すぐ捨てるようにしています。万が一という事もあるので責任持てません。(40代/男性/会社員)
・あとからまとめてシュレッダーにかけると、機会に負担がかかるし面倒だから(20代/女性/会社員)
・持っているのが嫌なので、なるべく早く廃棄したい。ため込んで、整理整頓できないのはつらい。(30代/女性/会社員)
・日々増える書類があるので都度処分しています。まさしく書類の山化してしまいます。(50代/男性/契約派遣社員)
・シュレッダーが楽しいので、むしろ使いたいぐらいだから、ためません(40代/女性/会社員)
・シュレッダーにかけるべき機密書類は、すぐにシュレッダーにかけているので、溜め込むことはありません(30代/男性/会社員)
・必ず上司に確認とってからシュレーダーしますので溜め込みません(40代/男性/会社員)
・シュレッダーがないので、毎回ハサミで切るため溜めこみません。(20代/女性/会社員)
・一日で出た機密書類はその日のうちに必ずシュレッダーにかける。(20代/女性/会社員)
・自分の個人情報だけでなく、相手の個人情報の流出が、自分のミスであった場合が怖いから。(20代/女性/会社員)
・漏れたらいけないような書類な、らすぐにかけるようにしている。(30代/男性/会社員)
・でた不要書類はすぐにシュレッダーにかけて破棄してしまうようにしています(20代/女性/契約派遣社員)
・紙ではなく、データベースのことが多いので、機密書類はあまりない。そのためシュレッダーもかけない。(20代/女性/契約派遣社員)
・機密書類はシュレッダーにかける決まりなので、いつもシュレッダーにかけている(20代/男性/会社員)
・溜め込まないことは社会人として当然でしょう。どこから情報漏えいするかわからないのですから。(40代/男性/会社員)
・自分の手元にシュレッダーにかけるべき機密書類があるのは不安なので、できるだけはやく処理したいから。(40代/女性/会社員)
・シュレッダーが必要な書類は。すぐに掛けるように会社から指導受けています(30代/男性/契約派遣社員)
・私は書類を残すのが嫌いなのですぐにシュレッダーにかけます。すっきりしますよ。(30代/男性/公務員)
・機密書類は必要があれば、鍵のついた棚などに保管しますが、原則頭に入れて廃棄することにしています。(40代/男性/会社員)
・毎日シュレッダーにかける時間を作っているので貯めることは一切ないです(40代/女性/契約派遣社員)