機密文書を扱う職場では、安全な管理方法について悩む場面があります。
そこで気になるのは、どのようにすれば一番安全に機密情報を管理できるのかという点でしょう。管理方法に誤りがないように、安全な管理を心がけなければなりません。
この文書管理に関するビジネス上の課題について、皆さんはどう対処しているのかを調べてみました。

【質問】
機密情報を管理するならどちらが安全だと思いますか？

【回答数】
自社内で徹底管理：63
専門業者に委託：37

機密文書は自社で管理した方が安全かも？

安全に機密文書を管理する方法には、自社内で徹底管理するとの意見が多数を占めました。

・専門業者であってもどこかで情報が漏えいする危険性がぬぐいきれないから。（20代／女性／契約派遣社員）
・個人的にですが機密情報を管理するなら自社内で徹底管理 が安全だと思います。（30代／女性／契約派遣社員）
・機密情報を管理するなら、自社内で徹底管理した方がコストをかけずに近い場所で管理できるので安全だと思います。（30代／男性／会社員）

機密文書を自社内で管理する事のメリットは、外部に情報を流出させるリスクをできるだけ回避できる点が大きいようです。
機密文書管理の専門業者に任せたとしても、その業者から情報が漏れない保証はありません。
それなら、自社で徹底的に管理した方が、まだ安心という意見が多いですね。
またコストの点も気になるようです。業者に機密文書の管理を任せるとなると、お金は必要です。コスト削減の意味で、文書を自社管理するという考え方もうなずけますよね。

メリットもある！専門業者に機密文書管理を任せる判断

機密文書の管理では、専門業者に任せるといった回答も4割近くありました。

・自社内だけで管理するとバックアップを取らないなど管理が甘くなりそうだから。（20代／女性／会社員）
・費用対コストを考えると、体制構築とメンテナンスを考慮すれば専門業者に委託した方が結果的にはより安全だと思う。（60代／男性／契約派遣社員）
・自社での対策は勿論ですが、プラスで外部の専門業者に依頼する事で、より強化できると思います。（30代／男性／会社員）

自社での機密文書の管理体制に不安がある場合、機密文書の管理を専門業者に任せたほうが安心との考え方がありますね。
オフィスによっては、文書管理に適した環境でない場合もあるでしょう。
そのようなケースでは、専門業者に任せる意味は大きいはずです。
また、業者に任せた方がコストダウン効果はあるとの意見があります。
専門業者は管理のコストダウンのノウハウを持っていて、費用が安く済む可能性があるかもしれません。その他にも、自社と専門業者で機密文書の管理を使い分ける折衷案も有効でしょう。
どちらか一方を選ばなければならない必然性は、確かにありませんね。

結局は一長一短？機密文書の管理手段

機密文書は自社で徹底的に管理するといった職場が多いようです。
大切な書類は目が届く場所に保管したいと考えるのは、自然な判断でしょう。
業者に管理を任せるには、安全管理ができるかどうかの信頼性が重要なポイントでしょう。ただし、オフィスでの機密文書管理が心配といった職場もあり、一概に自社管理が安全というわけではありません。
結局は、自社管理と管理業者への委託のそれぞれのメリットを活かし、使い分けるというのが賢い方法かもしれません。

■調査地域：全国
■調査対象：【職業】契約派遣社員 会社員 会社役員 公務員
■有効回答数：100サンプル

機密情報を管理するならどちらが安全だと思いますか？

【自社内で徹底管理】
・情報の自己管理をすることが当然だと思う上、外部の専門業者が管理自己を起こした時のリスクを考えたら、自社内で管理することがベターだと思うから。(30代/男性/会社員)
・その都度、自分でシュレッダーにかけるのが一番確実だと思います。(30代/女性/契約派遣社員)
・業者に委託するような考えは、今勤めている会社には微塵もないから。(30代/男性/会社員)
・他業者に機密情報を管理させたくはありません。自分たちの情報は自分たちで対処します。(20代/男性/契約派遣社員)
・よその業者の手など介在させない方がシンプルでよいと思います。(40代/男性/会社員)
・専門業者であってもどこかで情報が漏えいする危険性がぬぐいきれないから。(20代/女性/契約派遣社員)
・よくニュースを見ていると、専門業者が情報を漏洩しているケースがあるので、自社内で管理する方が良いと思います。(30代/男性/会社員)
・自社内の金庫など鍵のかかるところで管理したほうがいいと思います。(30代/女性/会社員)
・専門業者から流出する可能性もあるし、自社で管理すべきものだと思います(40代/女性/会社員)
・業者も最近はあまり信用できないので、自社で徹底管理する方がいいと思う(20代/男性/会社員)
・個人的にですが機密情報を管理するなら自社内で徹底管理 が安全だと思います。(30代/女性/契約派遣社員)
・どっちもどっちだと思いますが、データなら自社PCをヘネットから遮断しログインパスワードの管理をすれば安全だと思います。(40代/男性/会社員)
・専門業者使うのは最終手段だと思う。やれるぎりぎりまでは自社で行うべき(30代/男性/会社員)
・担当の人間をごく少数の人間に限定して、管理やセキュリティを徹底知る(20代/女性/会社員)
・専門業者に委託しても自分の目で管理できないので不安になる。
専門業者でも所詮他社には変わりない。(20代/女性/会社員)
・専門業者の方が楽ですがあてにならない場合もあるので自分でやるのが良い(40代/女性/契約派遣社員)
・社外に情報が漏れないようにするものなので、社内で処理をしないといけないと思う。(20代/女性/会社員)
・外部に委託するよりも自社で管理しておいたほうがリスクは少ないと思います(30代/女性/会社員)
・専門業者も信頼は出来ないので、出来るだけ外に出さない方がいいとは思います(30代/女性/会社員)
・自分の手の届く範囲での管理が一番安全だと思います。
事実、専門業者ではありませんが業者がしっかりと管理しないといけないものが外部に漏れているので
その不参要素があるなら社内で管理するのが一番安全だと思います。(20代/女性/会社員)
・機密情報であるなら、一度でも外部に出てしまうとリスクがあると考えます。よって、自社内で権限を持った一部の人間で管理するのがより安全の様に思います。(40代/女性/契約派遣社員)
・できるなら自社で行った方が機密漏れは減ると思います。手間暇がかかるのでバランスが問題。(30代/男性/会社員)
・自社内でしっかりと機密情報保持を徹底できれば、第三者に漏れず安心です。(30代/男性/会社員)
・従業員に機密情報で何かをするような頭のよい人間がいないと思っているから。(30代/男性/会社員)
・最近はニュースでも委託業者でいろいろあるのでやはり身内が一番信用できるものだと思います。(50代/男性/契約派遣社員)
・専門の業者とはいえ、他社なので他社にそのような内容を提供すること自体が間違い。(30代/男性/会社員)
・専門業者は社内の形態がよくわからないため、フォローしにくいところがあります。(20代/女性/会社員)
・機密情報を管理するなら自社内で徹底管理なのではないかと思います。(50代/男性/会社員)
・自分たちの機密情報は自分たちで守る体制を作らなければ意味が無いと思います。自社内での管理を徹底すべきです。(40代/男性/会社員)
・自社の管理体制が完璧とは言えませんが自社内の方が安心できます。(30代/男性/会社員)
・正直どちらも危ういけれど、漏れるにしても他者から漏れるよりはいいと思うから(30代/女性/会社員)
・専門業者に管理させても、専門業者の人が情報を流出する可能性がゼロではないので
自社内で管理させた方が安全だと思います。(30代/男性/会社員)
・自社内にそうゆう部署を設けてすいしんするのがよいのではないかと思うところ。(40代/女性/会社員)
・それを扱う人の人数が少なければ少ないほど人為的ミスが起きる機会を減らせると思うから。(30代/女性/会社員)
・機密情報を管理するなら、自社内で徹底管理した方がコストをかけずに近い場所で管理できるので安全だと思います(30代/男性/会社員)
・どっちも不安だけど、専門業者も宛てにならないことが多いので、犯人が絞り込みやすい自社内で管理する方が若干マシかもしれないと思ったから。(30代/女性/会社員)
・専門業者は信用できないため。絶対に漏れてはいけない情報は自社で管理した方が良い(20代/女性/会社員)
・外部の専門業者への委託は危険だと思う。きちんと社内で教育をして管理した方が安全だと思う。(40代/女性/会社員)
・自社で管理する事によって専門業者に管理してもらうより心配が少なくなるからです。(30代/男性/会社員)
・第三者に機密情報を扱わせるのはちょっと怖いので自社内で徹底管理するのが望ましい。(30代/女性/契約派遣社員)
・ある程度の規模の会社なら、全体での組織的な取り組みができるし、情報セキュリティの管理部門や責任の所在を明確できるから。(40代/男性/会社員)
・特定の場所から出さない。管理者のみが出し入れ出きるようにした方が安全だと思っています。
専門業者が信用できない訳ではないのですが、一部の職員が漏洩させる可能性もあるとおもいます。(20代/女性/会社員)
・自分たちで対応できる量ならば、書類にシュレッダーにかけたり、ハードディスクなどのデータを破棄した方が確実だと思います。
外部の人間だと、業者によっては不安が残る。ただ、情報量が莫大の場合は、外部委託もやむを得ないと思う。(30代/女性/公務員)
・たとえ専門業者に委託したとしても、情報の渡る範囲が広がるほど漏洩リスクは高くなると考える。自社内で信頼のおける数人に任せ、万が一に備え漏洩元を特定できる環境を作っておく。(20代/女性/会社員)
・専門業者でもその中に情報を漏らしている可能性もありうるので、自社内で選ばれた人が徹底管理してくれるほうが安全な気がします。(30代/女性/会社員)
・一定数までは、自社内で管理が安全。委託する場合は、専門業者でも実績のあやしいところよりはましだと思うので。(30代/女性/会社員)
・持ち帰り仕事と噂話を禁止すれば、高度なハッキングなどされない限りそう簡単に漏れないのではと思う。(30代/女性/パートアルバイト)
・専門業者なら徹底できそうな気もするが、雇い主に気を使ったりしそう。雇い主が都合のいい専門業者に委託しそう。(40代/男性/会社員)
・業者に委託する時点で、自社管理以上に人の手を通るため、仮に漏えいが起こった際の責任所在がはっきりしなくなる危険がある。自社で徹底していればその点は防げるし原因究明も明瞭になると思う。(40代/女性/会社員)
・個人情報などは、高く売れると聞いたことがあるので、他人に任せるのは不安。(40代/女性/会社員)
・専門業者に委託しても、逃げ道を絶対用意しており、責任は結局自社でとなるので。(30代/男性/会社員)
・自社内で徹底管理したほうがよいですね、他に任せるとリスクが増える(30代/男性/会社員)
・専門業者だとうっかり情報が漏れてしまった場合にこちらがきちんとした業者に頼んでいればと後悔するから。(20代/女性/会社員)
・自社内のほうが、人に接することが少ない。業者の社内を見たことがないので、不安。(40代/女性/会社役員)
・企業の規模が小さければ自社内で管理をしたほうが分かりやすいと思うから。(20代/女性/会社員)
・他の会社に頼むのも不安なので、自分達の会社で責任を持って管理するべきです。(30代/女性/会社員)
・自社内で確立したほうが良いと考えます、委託した方で不手際で漏えいしていたらどうしようもありません。(40代/男性/契約派遣社員)
・委託業者あくまで別会社であり、自社ではないから完全に信用はできない。(40代/男性/公務員)
・あまり間接的にお願いしたくはないです。できることなら自社内に頼みたいです。(30代/男性/会社員)
・自社内で起きたトラブルは自分たちの責任なので、自社の方が良いです。(20代/女性/契約派遣社員)
・専門業者が信頼できるとは限らないから、自社内の方がいいと思います。(30代/女性/会社員)
・専門業者に委託した場合は、管理が行き届かないのでとても心配です。(40代/女性/会社員)
・専門会社とはいえ、外部委託。100％信頼できるとは言い難い。(20代/女性/会社員)

【専門業者に委託】
・機密情報がパソコンなどに入っている場合は専門の業者に委託した方が確実だと思います。(30代/女性/会社員)
・やっぱり専門家に頼んだ方が無難に感じます。どっちにしろ、何か起きるときは起きますけどね！(40代/男性/会社員)
・自社内ほど怪しいものはないとおもうので、ここは業者の方がよい(30代/女性/会社員)
・自社内だと、やはり情報漏洩の可能性は排除できないと思うからで、やはり専門業者がベストだと思います。(30代/男性/契約派遣社員)
・最初は、信頼のある業者に依頼して、場合によっては時間をかけて少しずつ社内にシフトしてもいいのでは。(50代/男性/会社員)
・機密情報を管理するならプロの専門業者に委託かな、そちらからもれたなら責任転嫁できそう(30代/男性/会社員)
・専門業者の方が一般人よりはるかに知識も使用する道具も違っており、頼りになるから。(30代/男性/会社員)
・自社内での管理が望ましいと思うが現実が難しくしかるべき信頼の置ける専門業者に委託することで安心と安全を可能とすることができる。
専門業者は機密情報の形や量などにより最適な方法、管理ができまたユーザーであるこちら側のニーズにも応える事ができると考えられるため。(40代/女性/会社員)
・専門のプロに頼んだ方が当然安全だと思います。当たり前ですが。(30代/男性/契約派遣社員)
・餅は餅屋といいますが、やはり専門業者に委託したほうが、セキュリティは強固になると思います。(40代/男性/会社員)
・会社内だとどうしても管理が緩くなってしまうことがあると思うからです。専門の方に任せるのが一番安全だと思います。(20代/女性/会社員)
・社内に漏洩しない人がいないとは限らないから。エキスパートに任すのが一番。(20代/女性/会社員)
・自社内だと身内が自由に情報を盗めてしまうと思うから。専門の業者に任せたい。(30代/女性/会社員)
・餅は餅屋。このようなご時世だから、危機管理は専門家に任せたほうが安心だと思う。ただ、ほんとに信頼出来る有能な会社かどうかを徹底調査する必要はあると思う。(40代/女性/契約派遣社員)
・情報漏えいは社内の人間が誤った認識でデータを扱うことで生じるケースが多いため。(30代/男性/会社員)
・専門業者の方が信頼できるから。自社の方が漏えいしてしまう可能性が高いと思うから。(20代/女性/会社員)
・自社での対策は勿論ですが、プラスで外部の専門業者に依頼する事で、より強化できると思います(30代/男性/会社員)
・みんなそれぞれに仕事を抱えているので、完了書類の整理をする時間が取れないでいる為(40代/男性/会社員)
・どこからも漏れる可能性があるのであれば専門業者に頼んだほうが情報漏洩の可能性は低いと思うから。(40代/女性/会社員)
・機密情報を管理する専門業者はプロなので、専門業者に委託した方が安全な気がします。(30代/男性/会社員)
・自社内だと危機感が薄い人がうっかり漏らしたりしそうなので。専門業者だったら、マニュアルが徹底されてそうだと思う。(40代/男性/会社員)
・自社内で徹底管理したとしても機密情報の漏えいはどこからするかわからないため、専門の業者に委託して管理したほうがいいと思う(20代/男性/契約派遣社員)
・会社の規模によると思いますが、専門業者に委託した方が安全だと考えます。仮に、専門業者から情報が漏洩したとしても、評判が低下するリスクはありますが、最終的な損害を補填するリスクは、専門業者に移転され、回避できるというメリットがあると考えます。(40代/男性/会社員)
・自社だけで行う対策には限界があります。そして、なあなあな関係が情報漏えいの原因になりかねません。アウトソーシングが望まれます。(50代/男性/会社員)
・情報管理を専門にしている会社に委託した方が、徹底して管理してくれ安全だと思います。(30代/女性/会社員)
・自社内だけで管理するとバックアップを取らなかったり管理が甘くなりそうだから(20代/女性/会社員)
・社内に管理できる人材がいないので、専門業者に依頼するのがいいと思う。(40代/女性/会社員)
・機密情報を管理する為の専門会社に委託して情報管理を徹底する方がいいと思われる(20代/男性/会社員)
・本当に重要な機密情報なのであれば、専門業者の方が、厳重に管理や処理をしてくれると思うからです。(30代/女性/会社員)
・専門的な知識を持つ業者の方がたくさんのノウハウを持っていると思うので。(20代/男性/契約派遣社員)
・それなりに金を払っているのですから、その道のプロな筈ですので、専門業者に委託します。(40代/男性/会社員)
・情報セキュリティに詳しい人が管理したほうがウイルスなどからの外部からの攻撃から機密情報を守れると思う。また社員の個人情報に対する姿勢も違うのではと思う。(30代/女性/会社員)
・自社で、内部告発みたいな、情報を持ていかれる可能性があるため、専門業者を選んでいます。専門業者に頼むことが、お金を支払うことで、責任が発生されるため、預けるには専門業者です。(20代/男性/会社員)
・以前の会社は不要になった客先図面などを専門業者設置のポストに放るというやり方だった。多分機密が漏れたらこの業者が一切責任取るのだろうと思っていた。(40代/女性/会社員)
・費用対コストを考えると、体制構築とメンテナンスを考慮すれば専門業者に委託した方が結果的にはより安全だと思う。(60代/男性/契約派遣社員)
・自分達だけじゃ専門知識も浅いので、徹底的にやるならば業者を入れた方が絶対に良いと思う。(20代/女性/公務員)
・アウトソーシングをフル活用して安全に管理するほうが良いと思うから(40代/男性/会社員)