顧客や社員の個人情報、社内の内密事項などが書かれた機密文書。漏洩すると信用を失い大問題になりかねないので、取り扱いには慎重になりますよね。そこで今回は漏洩を防ぐためには昔ながらの紙面上でのやりとりか、それとも時代の流れに乗って文書ファイルデータでのやりとりか、どちらを利用するかアンケートをとってみました。

質問】
機密情報を紙と文書ファイルデータどちらでやりとりすることが多いですか？

【回答数】
紙：47
文書ファイルデータ：53

便利さとセキュリティーが決め手・・・？

大差はありませんでしたが、文書ファイルデータを利用している人が半数を超える結果となりました。

・そもそも紙資料でもかまわないが、人とやり取りするときに便利だから(20代/女性/会社員)
・いちいち紙で出していると紙が勿体ないので、データでやり取りしています。(30代/男性/会社員)
・ファイルデータば暗号化・パスワード設定が可能で、タイムリーに情報のやりとりが出来る為。(30代/女性/契約派遣社員)
・最近はパソコンが普及していますので、ほとんどデータでのやり取りです。(20代/男性/会社員)
・管理がしやすいためデータが多い。重要なものは原本も紙で保管されている(20代/男性/会社員)

やりとりが楽、管理が楽という理由が一番多く挙げられました。また、パスワードなどのセキュリティーを利用してやりとりしている人が多いことがうかがえます。時代の流れとともに、パソコンを使う人が多くなったことが要因に挙げられそうです。しかし一方で、特に重要なものはまだ紙を利用するという意見も多くよせられました。パソコンが普及した今でもパソコンのみに頼っているとは言えないかもしれません。

処理を確認できる安心感が決め手・・・？

紙でのやりとりをする人が半数近い47人という結果となりました。

・紙。データだと漏洩はもちろん、壊れてしまったりすることもあるし、紙ならすぐ破棄も出来るので(30代/女性/会社員)
・やりとりの終了後すぐにシュレッダーにかけて無かったことにできるから。(20代/男性/会社員)
・データだと全世界への流出とかを心配しますが紙ならそこまで心配しなくてもいい気がします。(20代/男性/会社員)
・大事なものはデータではなく書類でやりとりすることが多いです。(30代/男性/会社員)
・データだと盗まれちゃいそうなので、アナログですが紙が基本ですね。(40代/女性/会社員)

機材の故障や、インターネット上からの流出、さらに盗難などを不安視する声が多数よせられました。自分に責任を持ち紙を管理して、やりとりを終えたらシュレッダーにかけるという人が多いようです。インターネットから一度流出してしまうと、世界中あちこちに流れてしまう可能性があるので、慎重に紙で管理していることがうかがえます。

ファイルデータの扱いは慎重に・・・信用が大事？

アンケートの結果、機密文書のやりとりには、わずかながらファイルデータを利用する人が多いことがわかりました。しかしこれは最近のことで、パソコンに慣れている世代が増えてきたことが要因と言えるかもしれません。
紙でのやりとりを利用する人は、終えた後にシュレッダーで処理ができ、目で確認できることが安心に繋がっているようです。ファイルデータを利用する人は、紙も利用すると回答していることから、全体的に紙の方が信頼度が高いと言えそうです。

■調査地域：全国
■調査対象：【職業】会社員 会社役員 公務員 契約派遣社員
■有効回答数：100サンプル

機密情報を紙と文書ファイルデータどちらでやりとりすることが多いですか？

【「紙」と回答した人の声】
・データだと盗まれちゃいそうなので、アナログですが紙が基本ですね。(40代/女性/会社員)
・紙のほうが9割ぐらいです。文書だけでなく図面なども多いのでどうしても紙が多くなります。取引先からの伝達も紙のほうが多いので、自然にそうなってしまいます。(40代/男性/会社役員)
・基本的にパソコン操作が限定されているので紙媒介がほとんどとなっています(30代/女性/会社員)
・文書ファイルはインターネットを介すため、情報漏えいに結ぶ恐れがある。(30代/男性/会社員)
・紙は処分してしまえば流出の心配がない。データは何らかの形で流出したり残ったりするので。(30代/男性/会社員)
・ＵＳＢなどのウイルス感染対策のため、紙媒体を用いることが多々あります。(40代/男性/会社員)
・紙はどこかに行かなければ外部に漏れる事が無いので良いと思います。(20代/女性/契約派遣社員)
・社内だけで回覧板形式でまわし読みし、最後に上司の元へ行くということで管理がしっかりとされるから。(20代/女性/契約派遣社員)
・やりとりの終了後すぐにシュレッダーにかけて無かったことにできるから。(20代/男性/会社員)
・紙ですね、そして、話しが終われば回収してシュレッダーにかけます。(30代/男性/会社員)
・紙を保存する文化なので、必ず印刷してファイリングしています。(20代/女性/会社員)
・ファイルデータだと本当に消去できたかどうかわかりにくいので紙でやり取りしています。(30代/男性/会社員)
・まだそこまでデジタル化しておらず、紙ベースで伝える事が多いですがゴミがかなり出ます。(20代/女性/契約派遣社員)
・本当に大切な物はデータのままにしておくと何らかの理由で消える可能性のほうが高く危険。(20代/女性/会社員)
・個人宛ならデータでやりとりすることが多いですが、多数の社員宛であれば文書で回覧しています。(20代/女性/会社員)
・営業さんが人力で紙書類を運んでいますよ、ヤギさん郵便並み・・・(40代/女性/会社員)
・普段からパソコンでデータを打ち込むようなことをせず個人情報は紙媒体で手書きで記入するから。(30代/男性/会社員)
・メールでの対応は少ない。情報流出の可能性を紙よりデータの方が高いと社長が考えているため。(40代/男性/会社員)
・どちらかというと、紙でやりとりするのが多い気がします。引き出しにたまってます。(30代/男性/会社員)
・　データーは持ち出せるし、紙媒体もコピーできるので両方とも問題はありますが、使い勝手で分けるべきと思います。(40代/男性/会社員)
・機密文書については、あまりデータでの送付はしないように心がけています。(30代/男性/会社員)
・最終的には形に残る紙が重要なものであればあるほど必要になります。(20代/男性/会社員)
・仕事の関係上、紙が圧倒的におおい。紙がないと仕事ができない。(40代/男性/会社員)
・やはりまだ、機密情報は紙に出力し、役職者の認印や割印を押して、製本して、重要書類として扱うといったフローが一般的ではないかなと思います。(30代/女性/会社員)
・ウイルスが心配なので、ほぼ紙でやりとりします。会話は電話です。(30代/女性/会社員)
・私の会社では全ての情報をUSBに保管し個人が責任をもって保管している為、機密情報は全てデータではなく、印刷し紙として保管しています。(20代/女性/会社員)
・機密事項は紙に起こして、その後はシュレッター処理をすることがほとんどです。パソコン内にもなるべく残さないようにしています。(30代/男性/公務員)
・原紙が必要になるものが多いので、どうしても紙が必要になります。(30代/女性/会社員)
・もし必要であるならば、その紙の情報はシュレッダーにかけて廃棄することができるし、元のデータはネットにつながっていないパソコンで管理しているため(20代/男性/会社員)
・自分のところは、個人情報は伝票でやり取りしています。パソコンには入れてないです(40代/女性/契約派遣社員)
・詳しくは知りませんが、データよりも用紙にてやりとりが多いとは思います。(30代/女性/会社員)
・設備投資への費用の問題から、タブレット端末を各自が持つのは難しく、まだ紙でのやり取りがメインです。(30代/女性/会社員)
・データだと全世界への流出とかを心配しますが紙ならそこまで心配しなくてもいい気がします。(20代/男性/会社員)
・重要な情報は、確実に上司に伝わるように紙に印刷して決裁を取ることとしている。(50代/男性/公務員)
・食品会社のため、異物混入をさけるために書類等手書きで記載することが多いためです。(20代/女性/会社員)
・そっちのほうが本紙として利用をすることが多いので紙ベースです。(30代/女性/契約派遣社員)
・データによるものはクリックミスで流布することもあり、紙の文書でマル秘印のある物が確実である。(60代/男性/契約派遣社員)
・ファイルデータは作成者（管理職）が管理しているので、必要な時に紙面で手渡されます。極秘は読み終わったあとに返却します。(40代/女性/会社員)
・社内PCのセキュリティ対策は一応しているものの、電子ネットワークやメールというものを信用しきれていません。そのため、機密情報は紙ベースでやりとりをします。(30代/女性/会社員)
・紙ならば泥棒でも入らない限りインターネットなどの情報端末からの情報漏れは絶対にないからです。(50代/男性/契約派遣社員)
・社外の人とだとデータのやり取りをすることが多いが、社内では重要文書はほぼ紙で回覧していると思う。(40代/女性/会社員)
・文書ファイルですと、扱えない人もいますので紙にしています。そして、ファイルの場合、一旦外へ出てしまうと回収するのが不可能になってしまう為、紙の方が安全です。シュレッタ―をかければよいです。(50代/男性/会社員)
・大事なものはデータではなく書類でやりとりすることが多いです。(30代/男性/会社員)
・会議の場で共有されることが多いので、電子データではなく紙になります。(40代/男性/会社員)
・紙。データだと漏洩はもちろん、壊れてしまったりすることもあるし、紙ならすぐ破棄も出来るので(30代/女性/会社員)
・PCで原稿を作って、印刷してハンコを押して回すから、結局紙ベースで機密情報が行き来する。(50代/男性/契約派遣社員)
・他の見られたくない部署にもネットワークでつながっているので紙でやりとしている。(40代/男性/会社員)

【「文書ファイルデータ」と回答した人の声】
・多くのデータが機密扱いになっており、またペーパーレスの必要もあり、ファイルデータでやり取りされることが多い。(60代/男性/契約派遣社員)
・紙だと処分するのが大変だし、現物が残るのはよくないとおもう。(30代/男性/公務員)
・紙で残すのは紛失したときに怖い。文書データも誤送信は怖いので取り扱いは気をつけている。(30代/男性/会社員)
・長期間の慎重な管理を必要とする場合が多いので、セキュリティをかけた電子ファイルで確実に保存します。(30代/女性/会社員)
・最近はパソコンが普及していますので、ほとんどデータでのやり取りです。(20代/男性/会社員)
・外部との連携にオンラインをしようするため。その際セキュリティ確保にパスワードを設定するため。(30代/女性/会社員)
・紙でやりとりすることはほとんどありません。プリントアウトするにもパスワードや上司の承認がいります。(30代/女性/公務員)
・もちろん紙もあるが、どちらでやりとりすることが多いかといわれるとデータでやりとりするほうが圧倒的に多い。(40代/男性/会社員)
・そもそも紙資料でもかまわないが、人とやり取りするときに便利だから(20代/女性/会社員)
・紙だと出回ることがあるので、ファイルにカギを付けて秘密が漏れないようにしている。(30代/男性/会社員)
・以前までは紙で扱っていたがリスクと経費の面でデータになった。(20代/女性/会社員)
・データにすることによって、暗号化などのセキュリティ措置がとれるから。(40代/男性/会社員)
・紙では文字が読み間違えなどがあるため、文章ファイルでのやり取りをしている(20代/女性/会社員)
・ファイルデータにパスワードを2重でかけて、やりとりすることが多いです。(20代/女性/会社員)
・今はパソコンでやり取りすることが多いので、紙よりファイルデータでやり取りしますね。(30代/女性/契約派遣社員)
・最近は、セキュリティが進歩してきたので、PDFに変換して、データのやり取りが中心になってきました。以前は、高齢の役員がいて、紙でないと対応してもらえなかったのですが、昨今は、データでOKです。(50代/男性/会社員)
・最近は、電子的な文書のやり取りの方が多いのではないかと思う。(50代/男性/会社員)
・紙だと処分に困るので、文書ファイルデータで社内に回す様にしています。(30代/男性/契約派遣社員)
・代理店契約をしているので、親会社から文書ファイルデータが送られてきます。(50代/女性/会社員)
・ファイルデータば暗号化・パスワード設定が可能で、タイムリーに情報のやりとりが出来る為。(30代/女性/契約派遣社員)
・会社のネットワークでやりとりできるので、文書ファイルが多いです。(30代/男性/会社員)
・社内規定集などは文書データで本社から送られており、それを営業所で印刷の上保管しているから。(30代/男性/会社員)
・紙でのやり取り自体が少なくなったことと、用済後のシュレッダーの煩わしさ等から、暗号化ファイルデータでのやり取りが多いです。(50代/男性/会社員)
・社内電子掲示板や社内メールで機密情報のやり取りをする事はありますが、記録として紙を使って保管する人が多いです。(40代/男性/会社員)
・紙で残してしまうと、置いておくだけで誰に見られるかわからないので、データでと会社から言われています。(20代/女性/契約派遣社員)
・文書データのほうが多いです。紙でしていましたが現在はデータ管理が多くなりました。(30代/男性/会社員)
・紙面も当然あるが、文書ファイルデータと使い分けしている。重要度の高い通達などは紙面とデータファイル両方を使うことが多い。(50代/男性/会社員)
・一斉伝達が可能なのと、ペーパーレス化の為と、必要であれば適時印刷すれば良い為。(20代/男性/会社員)
・仕事で、紙ベースでのやり取りをすることが自体がほとんどないから。(30代/女性/契約派遣社員)
・人数が多いのもあると思いますが、大体が文書ファイルデータでやり取りしています。(30代/女性/会社員)
・両方ともやりとりすることは多いけど、だいたいはファイルデータが多いかも…(30代/女性/会社員)
・基本的には文書ファイルデーターですが、確認の為に紙でもやりとりする事がある。(60代/男性/会社員)
・最近は文書ファイルデータを使用することが多くなっています。当該データを暗号化したうえで授受しています。(50代/男性/会社員)
・以前は紙でしたが、徐々にファイルに切り替えて便利にしているからです。(30代/男性/会社員)
・ペーパーレスを推奨しており、経費削減の為にほとんどがデータでのやりとりになります。(30代/男性/会社員)
・ほとんど紙は使いませんすべてデータでのやりとりで業務を行っています。(40代/男性/会社員)
・ファイルデータでパスワードを付けてやり取りすることが多いです。(20代/男性/会社員)
・いちいち紙で出していると紙が勿体ないので、データでやり取りしています。(30代/男性/会社員)
・管理がしやすいためデータが多い。重要なものは原本も紙で保管されている(20代/男性/会社員)
・文書ファイルデータですが、じつは、パスワードと二つに分けています(30代/男性/会社員)
・ほとんど紙でやり取りすることはなく、メールで文書ファイルデータへパスワードをつけてやり取りしています。(20代/女性/会社員)
・ペーパーレスを推進しているので、プリントできない環境だからです。(40代/男性/会社員)
・紙は流出のおそれありということで、データのみで扱いますが、データの方が機密性が高いのかどうか疑問です。(40代/男性/会社役員)
・そもそも普段のやりとりについて、紙でのやりとりすることがほぼない。(30代/男性/会社員)
・まだPC慣れしていない役員が居たころは断然紙ベースでしたが、今は、ほぼPCを使える方々になったので、ファイルデータでのやり取りになっています。(50代/男性/会社員)
・紙でのやり取りは危険なようなので、データファイルでのやり取りをしています。(40代/男性/会社員)
・機密情報を渡す相手が皆近くにいるわけではないので、直ぐに渡すことが可能であったり、必要な修正が可能になり便利であるため、文書ファイルデータでやりとりすることが多い。(50代/男性/公務員)
・機密情報を紙と文書ファイルデータでは、文書ファイルデータでやりとりすることが多いですね。紙ではあまりやりとりすることがありません。(30代/男性/会社員)
・特に大きな理由はないが、本部と支店が離れており、誤送信を避ける意味でもFAXは使用しない。発送費削減の為、メールを使用する。(40代/男性/会社員)
・機密ファイルデータにパスワードをつけ管理をし配布をしている。(50代/男性/会社員)
・経費削減のために、紙を極力使わない方針に変化しつつあり、実践されている。(20代/男性/会社員)
・機密情報は紙より文書ファイルデーターで厳密に管理されています。(20代/男性/会社員)
・私の職場ではほとんどの情報をデータで管理し、情報のやりとりもデータベースで行っています。(30代/男性/会社員)