これから取り組むプロジェクトを立ち上げる際には、社内で様々な提案がされますよね。会議やプレゼンの際には紙資料が配布され、それを参考に話が進みますが、残念ながら採用されなかった提案もあるでしょう。しかし、それも貴重なアイディアであることは変わりなく、あまり外部へ情報を漏らしたくはないもの。では、外部に漏らしてはいけない情報が書かれた書類を処分するよう依頼されたとき、実際どのように処理しているのか、アンケートをとってみました。

【質問】
使った提案資料、その後どうする？

【回答数】
シュレッダーにかける：45
そのままゴミ箱：10
裏紙利用：39
そのまま再利用：6

紙資料は裁断して処理！シュレッダーを活用

アンケートの結果、「シュレッダーにかける」が最も多い回答となりました。

・シュレッターにかけた方が、小さくなっていいし、情報も洩れない。(20代/女性/学生)
・使った提案資料は、万が一社外に漏れたらまずいので、シュレッダーにかけます。(30代/男性/会社員)
・提案資料には機密事項が含まれているので必ずシュレッダーにかけます。(60代/男性/契約派遣社員)
・シュレッダーにかけて処分します。そのままにしておくと会社から怒られるので。(40代/女性/パートアルバイト)
・提案資料であり、公になっていない事項が記載されているので機密事項を守るためにシュレッダーにかけるもしくは機密事項記載ドキュメントを捨てる箱に捨てる。(40代/男性/会社員)

シュレッダーにかける理由としては、「会社での決まりだから」といった声もありましたが、やはり社内情報の外部漏えいを防ぐ為というものが多く見られました。決まりであるにしろ、情報漏えい防止の為であるにしろ、社会人としての情報に対する意識の高さが見えますね。公になっていない提案段階の資料だからこそ慎重に取り扱う必要があるのでしょう。

エコを考えて、裏紙としての再利用

二番目に多い回答は「裏紙利用」、次いで「そのままゴミ箱」、「そのまま再利用」という結果になりました。では「裏紙利用」の理由を見てみましょう。

・そんなに大事な資料でなくて、裏が白いなら四つに切ってメモ用紙に利用。(20代/女性/専業主婦主夫)
・会社の方針で、紙類は両面使うように指導を受けていますので、裏面を利用してから処分しています。(50代/男性/会社員)
・必要が無ければ裏紙利用で、個人情報が入っていればシュレッダーにかけるようにしています。(30代/男性/会社員)
・裏紙として利用した後に機密資料箱にインしちゃっています。ちょっとエコかな？笑(20代/女性/会社員)

このように、裏紙利用をするという回答は多いものの、実際にそうするにはいくつか条件があるようです。その条件とは、その資料の重要度、個人情報の有無のようで、個人情報が入っていればそれはシュレッダー行きとなるようです。また、裏紙利用した後に機密資料としてシュレッダーをかけるという段階を踏んだ再利用と処理がされています。裏紙利用についても会社の方針という所もあるようで、エコや節約にもつながる処理の仕方といえるのではないでしょうか。

機密書類・機密文書の処理をどのようにするか

以上のアンケートの結果、提案資料はシュレッダーで処分したり、一旦裏紙利用してシュレッダーへといった処理方法をとる人が多いということがわかりました。しかし、回答理由の中には大量のシュレッダー処理に時間がかかるという声や大量のごみが出るといった声もありました。他の仕事も抱える中で、不要になった書類の処理だけに時間を費やすわけにもいかないでしょう。かといって、貴重な情報が入った文書をそのままゴミ箱へ捨てるのは気が引けるもの。やはり機密書類や機密文書は会社の基準に従って正しく処分したほうがよいといえるでしょう。

調査地域：全国
調査対象：年齢不問・男女
調査期間：2015年05月07日～2015年05月21日
有効回答数：100サンプル

【「シュレッダーにかける」と回答した人の声】
・シュレッターにかけた方が、小さくなっていいし、情報も洩れない。(20代/女性/学生)
・全てシュレッダーにかけなくてはいけないので、時間もかかるしゴミもすごい量です。(20代/女性/専業主婦主夫)
・一部を残して他はシュレッダーにかけます、そのまま再利用のとかないです日付入っているので(30代/男性/会社員)
・なんとなく、シュレッダーにかけて破棄しておけば情報が洩れず安心だと思うから(30代/女性/パートアルバイト)
・そのままゴミ箱に捨てると情報漏れする恐れがあり、たとえ提案資料でも情報漏洩しないようにシュレッダーにかけます。(10代/女性/学生)
・一時保存していますが、数か月後に必要なければシュレッダーにかけます。(40代/女性/その他専門職)
・念のためシュレッダーにかけておきます。情報漏えいをしないためです。(30代/女性/契約派遣社員)
・機密かなと思ったらすぐシュレッダーにかけます。社内でもそうするようにと言われております(30代/女性/会社員)
・自分の提案した資料は、パソコンで保存してあるので、その他のものはすべてシュレッダーにかけるようにしている。(50代/女性/パートアルバイト)
・資料のないようによってシュレッダーにかけるものと裏紙利用するものに分けています。(30代/女性/会社員)
・データはスキャンしてＰＣに保存しますが、紙ベースのものは処分します。金額など入っていると外に出てしまうとよろしくないので。(30代/女性/会社員)
・一応自分の提案したものなら、奪われたくないのでシュレッダー。(40代/女性/パートアルバイト)
・もちろん機密の程度にも依りますが、シュレッダーにかけて処分します。(20代/男性/会社員)
・ほかの人に何かに利用されるのもいやなのでシュレッダーにかけたほうがいいと思う。(50代/女性/専業主婦主夫)
・提案資料には機密事項が含まれているので必ずシュレッダーにかけます。(60代/男性/契約派遣社員)
・万が一、他に漏れるとまずいと思うので、シュレッダーにかけて捨てる。(40代/女性/契約派遣社員)
・どんな資料であっても機密部分が含まれる可能性があるので、シュレッダーで粉砕します。(40代/男性/自営業(個人事業主))
・次は修正点もあると思うため、使うごとに処理します。また、情報漏れの防止にシュレッダーにかけます。(20代/男性/学生)
・上司に「シュレッダーにかけて」と言われることが多いので、残すことはしないようにしています。(20代/女性/契約派遣社員)
・使った提案資料はシュレッダーにかけますね。社内で使う書類を処分するときは、必ずシュレッダーにかけているからです(30代/男性/会社員)
・シュレッダーにかけます。外部に漏れてはいけない情報があるのかもしれないので。(30代/女性/自由業・フリーランス)
・とりあえずシュレッダーいきですね。膨大な紙の無駄だと思うことも(30代/女性/パートアルバイト)
・書類は不要になればシュレッダーで裁断するのが基本だと思います。(30代/男性/会社員)
・提案内容を盗まれても困りますし、シュレッダーにかけて処分しようかなと思います。(10代/女性/学生)
・基本、シュレッダーにかける。ただ、機密文書など、情報漏えいにかかわらない書類等は、社内も個人用メモなどの裏紙に再利用している。(30代/女性/契約派遣社員)
・使った提案資料は、万が一社外に漏れたらまずいので、シュレッダーにかけます。(30代/男性/会社員)
・とりあえず、メモしたりしなかったりで最終的にはシュレッダー行になります。(30代/女性/無職)
・会社で使う資料は、基本、終わったらほぼなんでもシュレッダー行きです。(40代/女性/パートアルバイト)
・データは保存して、１部だけファイリングします。後は機密情報なので全てシュレッダーにかけます。(40代/男性/会社員)
・情報を残すのはよくないと思うのですぐに処分します。データは一応少しの間残してはおきますが。(20代/男性/会社員)
・原本が保管されていれば他の者は処分してかまわないと思うので。(40代/女性/その他専門職)
・提案資料であり、公になっていない事項が記載されているので機密事項を守るためにシュレッダーにかけるもしくは機密事項記載ドキュメントを捨てる箱に捨てる。(40代/男性/会社員)
・会社がわが何でもかんでもうるさいのでシュレッダー処分しています。(40代/女性/パートアルバイト)
・保管しておく必要がないのであれば、他の書類同様シュレッダー行きになります。(50代/男性/士業(弁護士・会計士など))
・提案段階のものでもそれが外部に漏れるとライバル会社に有利な材料を与える可能性があるのでシュレッダーにかけます。(60代/女性/専業主婦主夫)
・色々と知られたらまずい文章とかがあると思うのですぐにシュレッダーで処分です。(20代/女性/無職)
・不要と思われるので、処分します。判らね様に細かくシュレッダーにかけます。(70代/男性/無職)
・保管期限までは置いておきますが、そのあとはシュレッダーに・・・(40代/女性/会社員)
・ペーパーでの保存が禁止されているので、毎日シュレッダーにかけている。(40代/男性/会社員)
・使った提案資料は、まず仕事をして内容が間違っているかいないかを再確認して問題が何もなければ、即シュレッターにかけますね。絶対と言うほど個人情報は載せているので。(40代/男性/無職)
・シュレッダーにかけて処分します。そのままにしておくと会社から怒られるので。(40代/女性/パートアルバイト)
・提案資料のほとんどが機密事項に関わるため，原則としてシュレッダーにかける。(40代/男性/会社員)
・ファイリングしない場合は、機密情報なので、シュレッダーにかけると思います。(30代/女性/その他専門職)
・他人に使われるくらいなら、シュレッダーにかける。裏紙と言えども、仕事の成果に変わりなはいし、使われたくはないため。(30代/男性/会社員)
・機密度合いによってメモに使った後にシュレッダーに掛けることもあるが、基本的には不要となった時点で即シュレッダー。(30代/男性/無職)

【「そのままゴミ箱」と回答した人の声】
・ゴミではなく、紙資源として再利用します。そのまま業者に処分します。(30代/男性/公務員)
・裏をメモ用紙に使うときもあれば、重要度が低いのでゴミ箱へ捨てています。(50代/男性/無職)
・使ってもう必要なさそうであれば捨てる。保管しておいても邪魔になる？(20代/男性/学生)
・裏紙利用するのもめんどうだから、普通にそのままゴミ箱に捨ててしまうかも。(30代/女性/専業主婦主夫)
・会社の経理に関わる案件でなければそのままゴミ箱行きになります。裏紙も結構たまってしまって使わないので。(30代/女性/契約派遣社員)
・問題のないものはすぐにゴミ箱行きにします。ハードに保存しているので紙は不用。(40代/女性/契約派遣社員)
・データがあれば紙で保存しておく必要がない。紙しか無い場合はスキャンする。(40代/男性/自営業(個人事業主))
・機密情報などは記載されていないので気にせずそのまま捨てています(30代/女性/会社員)
・裏紙を使うことはしていないので、そのままリサイクルペーパーに回されるゴミ箱に入れるようにしている。(30代/男性/会社員)
・シュレッダーが社内の限られた場所にしかないこと、シュレッダーをかける手間から住所や名前等、特別な個人情報が載ってない限りそのままゴミ箱へすてる。(20代/女性/会社員)

【「裏紙利用」と回答した人の声】
・裏は使えるのに処分しちゃうのはもったいない。個人情報が載っている以外のものは、電話時のメモや仕事の覚書に使ってます。(40代/女性/専業主婦主夫)
・使った提案資料、その後は裏紙にします。その後はシュレッダーにして処分します。(40代/女性/パートアルバイト)
・外部の会社向けでなければ、裏紙として利用しています。類似の案件の際に参考資料として見ることができるように、現存をしています。(30代/女性/会社員)
・そんなに大事な資料でなくて、裏が白いなら四つに切ってメモ用紙に利用。(20代/女性/専業主婦主夫)
・データーはあるので、裏紙に使用します。もったいないので利用します。(40代/男性/自営業(個人事業主))
・お客様の情報などが入っていない場合は裏紙として使用しています。(30代/女性/専業主婦主夫)
・具体的な他の会社名や実際の金額等が書かれていなければ裏紙として利用する。(40代/女性/専業主婦主夫)
・資源の無駄は良くない。私は趣味が落書きだから、裏の白い面はありがたく使っている。(20代/男性/学生)
・会社の方針で、紙類は両面使うように指導を受けていますので、裏面を利用してから処分しています。(50代/男性/会社員)
・特に極秘にする必要もないので、紙の裏をメモ用紙として利用している。(50代/女性/専業主婦主夫)
・裏紙として利用した後に機密資料箱にインしちゃっています。ちょっとエコかな？笑(20代/女性/会社員)
・どの程度の提案資料にもよりますがだいたいの提案資料くらいならコスト削減のために裏紙を利用しています。(30代/男性/会社員)
・資料であればシュレッダーの手間が無駄なので、裏紙として再利用します。(50代/女性/無職)
・エコ対策として再利用は必須です。コピー機が詰まるのが難ですけどね。(50代/男性/無職)
・小さく切って、裏面をメモ用紙として使います。電話対応や上司に言われたことなど、ちょっとしたことをメモ書きする時に役立っています。(30代/女性/専業主婦主夫)
・機密情報などが記載されていないのであれば、裏紙として利用する。(30代/男性/会社員)
・重要な内容が書いてあるものならシュレッダーにかけるけれど、社内で見られても問題ないようなら裏紙。(40代/女性/専業主婦主夫)
・見せても支障ないようであれば裏紙で利用して最後にシュレッダーします。(20代/女性/会社員)
・以前の会社では裏紙利用して、印刷などを行っていました。紙の無駄遣いを減らすのにいいと思っていました。(20代/女性/パートアルバイト)
・内容にもよるがもったいないと思うのでできるだけ浦上として再利用する。(20代/女性/学生)
・必要な分は残して、それ以外は裏紙が使用できそうならメモとして利用します。(20代/女性/会社員)
・裏紙として利用した方が経済的にも有効であるからである。もし機密情報であったとしても、個人情報の保護スタンプなどで裏面を隠して利用すればいいだけである。(20代/男性/学生)
・機密事項でない限りは裏紙を使います。印刷部が少ないのは社内コピーで多いのはメモです。(50代/女性/会社員)
・提案資料は、採用されたものは機密書類になるが却下されたのはゴミ同然の紙になるから。(30代/男性/会社員)
・必要が無ければ裏紙利用で、個人情報が入っていればシュレッダーにかけるようにしています。(30代/男性/会社員)
・再利用でメモ紙として裏紙利用した後、シュレッダーにかけます。あまりにもメモ紙が多い時は、そのままシュレッダーします。(40代/女性/自由業・フリーランス)
・外部に出さない資料を印刷するときは裏紙でコピーして保存しています。(50代/女性/会社員)
・経費削減が徹底しているために、一枚でも無駄にすることはできない。(20代/男性/会社員)
・裏がつかえるのであればしっかり使って無駄をなくしたいのであるとかんがえる。(40代/男性/会社員)
・外に漏れてはいけない事項が書かれたものは断裁してるがそうでないものはカッターで適当に切って裏をメモに使っている。結構あるんだこれが・・・(50代/女性/専業主婦主夫)
・裏も使えるのであれば、もったいないと思うのでしっかりと使います。(30代/女性/パートアルバイト)
・特に秘密事項の内容ではない限り、裏紙利用しますが、裏紙を使用した後は、たいてい念のためシュレッダーにかけます。裏紙に記入するメモに各内容がシュレッダー処理したほうがよいことが多いためです。(30代/女性/専業主婦主夫)
・金額や利益率など、重要な数字が入っていなければ裏紙にします。数字が入っていればシュレッダー行き。(30代/女性/会社員)
・第三者が見ても何の問題もない文言の用紙だったらメモ用紙にしてデスクや家で使う。(30代/女性/パートアルバイト)
・電話の横に置いていると、かなりの短時間でなくなってしまうの重宝しています。(20代/女性/学生)
・少しでも経費削減を目指しているので、裏紙をメモ用紙として使用しています。(30代/男性/会社員)
・没になった提案資料はメモ紙用に切って、バラバラにして再利用していた。(40代/男性/無職)
・社内の提案資料は両面印刷が基本ですので、裏紙はほとんど出ませんが、それでも出る場合はスタンプ処理の上裏紙になります。(40代/女性/パートアルバイト)
・まずは裏紙として使って、その後機密書類入れに保存して、最終的にはシュレッダーにかけます。(50代/男性/専業主婦主夫)

【「そのまま再利用」と回答した人の声】
・次回にも使うことが多いので、そのまま持っている事が一番多いです。(30代/男性/会社役員)
・提案資料なら、最終結論が出るまでは保存、出てしまったら、シュレッダーです。(40代/男性/会社役員)
・採用されるまで使い続ける、陳腐なものならシュレッダーにかけて使わない(40代/女性/無職)
・社内打合せ、客先打合せ、等々、提案資料はそこら中で使えますので、つかいまわします。(30代/男性/会社員)
・次回以降の改善に向けて保存して次回に生かすためにファイリングしています(30代/男性/無職)
・一部だけ残しておいて、あとは適当に再利用します。適当にね。適当に。(30代/男性/会社員)