個人情報など機密文書が洩れてしまえば大問題ですが、いくら情報管理を徹底していたとしても、人為的なミスやシステムのトラブルなどによって情報漏洩が起こってしまう可能性もあります。そこで今回はオフィス経験がある方を対象に、今までにどんな個人情報を漏らした事があるのか、そしてその情報はどのように保管されていたのか、アンケート調査を行ってみました！

厳しく情報管理している会社が多い！しかし漏洩はゼロではない？

やはり情報の管理状況が厳しく問われる時代なのでしょうか。紙媒体は鍵のかかった場所に保管し、パソコン上のデータについてはパスワードを設定するなど厳重に管理している会社がほとんどのようです。しかしそれでも誤ＦＡＸや誤送付などにより情報漏洩をしてしまった人も…。

・機密事項を漏らしたことはありません。機密事項の書類は必ず鍵を掛けた引き出しに入れています。(60代/男性/契約派遣社員)
・私が勤務する会社ではパソコンのハードウエアで管理されており、パスワード等も随時変更されます。ゆえに、私自身、個人情報を知る余地もないので、情報を漏らすことはありません。(40代/女性/パートアルバイト)
・情報を漏らしたことはありませんが、必要な書類は指定の場所に保管します。不要ならば、ただちに処分です。(40代/女性/パートアルバイト)
・保存する個人情報は取り扱った日別にファイリングし鍵のついた部屋に保管します。そうでないものは速やかにシュレッダーにかけます。(30代/女性/契約派遣社員)
・電話、住所、名前を間違ってファックスで流してしまいました。個人情報は全て手元にはなく、パソコンで保管されています。(30代/女性/専業主婦主夫)
・銀行の契約書類を、誤って送るべき支店でない支店に発送してしまったことがあります。個人情報は、鍵のかかるキャビネットに保管されています。(20代/女性/会社員)

個人情報を紙で保管するか、パソコン上でデータとして管理しているかは会社によって違うのかもしれませんが、全く何も対策を行っていない職場は少ないようですね。中にはパスワードを随時更新するなど徹底して対策を行っているため、自分自身も個人情報を知る由がないという声も。また機密情報を誤ってＦＡＸや郵送してしまう前に、必要のなくなった書類はすぐに処分するというのも、情報漏洩を防ぐために重要なのかもしれません。

機密文書は「厳重な管理」と「処分」の徹底が重要！

今回のアンケートからは、幸いにも今までに情報漏洩をしてしまった人の方が少数派である事が伺えましたが、故意ではなくつい誤ってＦＡＸや郵送をしてしまう可能性は誰にでもあります。個人情報の保管場所にはしっかり鍵をかけたり、パスワードなどを設定して、誰でも安易に閲覧出来ないように管理する事も大切ですが、それに加えて不要になった情報はその都度処分するようにすれば、更に漏洩のリスクを減らせるかもしれませんね。

調査地域：全国
調査対象：年齢不問・男女
有効回答数：100サンプル

【回答一覧】
・どういった形かは、本人の両親にゆだねられてます。ただし、慎重に扱ってます。(30代/男性/会社員)
・情報管理担当者がパソコンのハードディスク内にデータとして保管している。(30代/男性/会社員)
・住所と名前が書いてある封筒をそのまま捨ててしまった。保存する個人情報は金庫にしまってある(30代/女性/その他専門職)
・PC内のHDDの中にあり誰でも会社員なら持ち出せる状態になってます。(40代/男性/自営業(個人事業主))
・書類として刷り出した個人情報は鍵のかかった書庫にカテゴリーごとに区分けされファイリングされて保管。メールで送られてくる個人情報はその日のうちに処理・削除。本日の勤務時間終了時、事務所最終退室者が個人情報保管書庫に鍵をかけ確認して退勤。個人情報は信頼のためにも徹底して管理されてたししてた。(30代/女性/専業主婦主夫)
・銀行の契約書類を、誤って送るべき支店でない支店に発送してしまったことがあります。個人情報は、鍵のかかるキャビネットに保管されています。(20代/女性/会社員)
・私の部下が請求書を間違えて他社に送ってしまった。請求書の送付業務は手作業のため請求書作成時に内容別に分類し、送付を何人かでの分業にした。(30代/女性/自由業・フリーランス)
・定期的に職員に対する個人情報保護に関する研修を行い、データも暗号化している。(30代/女性/パートアルバイト)
・常に鍵のかかる棚にあり管理者のひ開閉が出来るようになっている。(30代/女性/パートアルバイト)
・普通に世間話のように社外で話してしまったことはあります。個人情報はファイルに閉じていますが鍵つきではないですし(30代/女性/会社員)
・会社で保有している個人情報は、鍵付きの棚に保管してあります。(40代/男性/会社役員)
・私はオフィス勤務経験が無いため、保有する個人情報に関してはわかりません。(30代/女性/会社員)
・レベル3の場所でスタンドアローンなＰＣに保存されている、ソースも同じ部屋のひきだしです。(30代/男性/会社員)
・パソコンで管理。こまめにUSBに保存しパソコンのデータは削除する。(20代/女性/専業主婦主夫)
・ＩＤによって管理されている。郵便物などは、すべてシュレッダーをかける。(40代/女性/契約派遣社員)
・そんな重要な重要な機密なんて、私のような平社員では持たされることも処分させられることもない。(40代/女性/専業主婦主夫)
・私が勤務する会社ではパソコンのハードウエアで管理されており、パスワード等も随時変更されます。ゆえに、私自身、個人情報を知る余地もないので、情報を漏らすことはありません。(40代/女性/パートアルバイト)
・家で本棚にしまっておくケースが多いです。漏らした情報は会社入るIDカードどっかに落としました。(30代/男性/会社役員)
・わたしが、保有する個人情報は、パソコンの中かUSBメモリの形で保管しています。漏らした経験はありません。(40代/男性/自営業(個人事業主))
・ファイルに綴じて、金庫やカギのかかるキャビネットなどで保管。(20代/女性/会社員)
・自分の個人情報は電子データで会社に提出している。控えとして印刷して個人ファイルに保管している。(40代/男性/会社員)
・電話、住所、名前を間違ってファックスで流してしまいました。個人情報は全て手元にはなく、パソコンで保管されています。(30代/女性/専業主婦主夫)
・机の上においてあるノートパソコンにファイル形式で保存してあります。(50代/男性/無職)
・情報を漏らしてしまったことは多分ないと思います。自分では社外に持ち出さないですし、書類は使い終わったらシュレッダーです。(30代/女性/会社員)
・漏らした情報はないです。個人情報は、セキュリティをかけて共有にする。(40代/男性/自営業(個人事業主))
・特定の権限を持つ人しかアクセスできないようになっている、サーバのフォルダに保管されています。(50代/男性/専業主婦主夫)
・パソコン上の個人情報は基本的にはパスワードをかけており、紙は施錠された棚に保管されている。(30代/男性/会社員)
・自分の勤めている会社は、履歴書ファイル綴があって、退職時に希望すれば返却してもらえるはずです。鍵付きキャビネットに保管してあって、鍵の保持者以外は見れないようになっています。(40代/女性/パートアルバイト)
・以前勤めていた人から、親しくしていたからと言われてお客様の住所を教えてしまった。職場では、記入してもらった際の紙とPCで管理しているが、紙で管理しているものに関しては鍵も無く誰でも見られる状態で保管されている。(30代/女性/専業主婦主夫)
・情報を漏らしてしまったことはありません。個人情報の入ったＵＳＢはパスワードがかけられ、持ちだし禁止とされています。(20代/女性/パートアルバイト)
・つい、会社の話をしているときに家族に話してしまうことがある、会社ではずべてパソコンと金庫で管理している(20代/女性/専業主婦主夫)
・以前勤めていた所は、意外にも杜撰なものでした。派遣でも特許の情報がみれたりと、適当でしたよ。(30代/男性/パートアルバイト)
・情報を漏らしたことはありませんが、必要な書類は指定の場所に保管します。不要ならば、ただちに処分です。(40代/女性/パートアルバイト)
・保有する個人情報は持ち出せない様になっています。パスワードを入れないとＰＣは動きませんし、メモリーでも持ち出しをすると文字化けする様になっています。(40代/女性/パートアルバイト)
・パソコン内の共有ファイルサーバーに保管されており閲覧のみ可能となっている。(30代/男性/会社員)
・そのような環境下にないので、保管自体はないし、これからもないと思う。(40代/男性/会社員)
・種別ごとに決まったファイルに保管されています。しかし、施錠されていないので、誰でも持ち出せます。(30代/男性/会社員)
・機密事項を漏らしたことはありません。機密事項の書類は必ず鍵を掛けた引き出しに入れています。(60代/男性/契約派遣社員)
・外部と遮断されたネットワーク環境下で外部メディア等への書き出しが禁止な環境で保管(30代/男性/会社員)
・家内には差支えない程度には話す事が有りますが､他人には漏らした事は有りません､資料は全てＣＤに保存して保管して有ります｡書類としては保管せず会社に置いて来ました｡(70代/男性/契約派遣社員)
・書面に関しては鍵付きキャビネットへ保管、PC上の情報に関してはPWを付けて保存。(30代/女性/パートアルバイト)
・大半が名刺と住所録といった昔ながらの紙媒体での保管です。一部のメールアドレスなど必要な分だけ、PCで保管しているものがあります。(50代/男性/士業(弁護士・会計士など))
・誰もが入ることのできるオフィスに保管されていた。そこが無人になるときもあったので、かなり危ないと感じた。(40代/女性/専業主婦主夫)
・個人情報というか、送付先の相手の住所とかは漏れたりしますよね・・・(40代/女性/会社員)
・保有する個人情報は、セキュリティで厳重に管理されています。簡単にアクセスすることができないようになっています(30代/男性/会社員)
・職場内での会話で誰がどこに住んでいるかなどの個人情報を漏らしてしまった事があります。紙ベースの個人情報は保管庫に鍵をかけて都度出す時、戻す時に施錠しています。電子データベースは暗証番号化されており職員番号とパスワードを入力しないと開示されません。(30代/女性/専業主婦主夫)
・個人情報を漏らしてしまいました。普段はファイリングして置いてあるのですが、整理中にお客さんがきて接客してそのまま机に出しっ放しにしてしまったため。(20代/女性/専業主婦主夫)
・顧客の個人情報をライバルに得意げに話したらお客を横取りされました。顧客データはパソコンよりも口から漏れる事が多いのかもしれません。(40代/男性/無職)
・売り上げが記入されている用紙をシュレッダーにかけずに、裏紙の箱に入れた。　データであればパスワードをつけて保管、紙であれば必ずシュレッダーに。(30代/女性/契約派遣社員)
・そんなに厳重なものはなかったです、普通のファイルにとくに鍵もかけず。かえって安全かも(30代/女性/パートアルバイト)
・保有個人データは個人情報管理簿を用いて、セクションごとに管理しています。(40代/男性/会社員)
・上司の監視の元　クラウドに保存してあります。　ただ上司が口が軽くワンパターンでパスワードがすぐに分かる案の定２～３入力したら簡単に見れました。　そこから数人の個人情報を拝借業者に転売しました。お金がね　無かったんですよ　しょうがないよね(40代/男性/自由業・フリーランス)
・決まった保管方法はないものの、各案件担当者が書庫や保管棚に厳重に保管しております。(30代/女性/会社員)
・個人情報の漏洩を行ったことは一度もないので、経験がありません。(30代/女性/契約派遣社員)
・一応、鍵のかかった扉に保管しています。漏らしてしまった情報は、名字です。(30代/女性/会社員)
・個人情報のデータはその担当者もしくは上司しか知らないパスワードと指紋認証機能のあるパソコンで管理されています。(40代/男性/会社員)
・個人情報がソフトに入っているだけなので全く管理されていませんでした。変更された住所の記録もあり引っ越したかどうかすぐ分かってしまうのです。(40代/女性/専業主婦主夫)
・お客さんのプライバシーに密接にかかわるので絶対に漏らしません。個人情報はファイルにして地下に保存してあります。(20代/女性/専業主婦主夫)
・顧客の成績を別の部署の人に言ったことはあります。鍵のかかるロッカーにあります。(40代/女性/パートアルバイト)
・量販店勤務でした。お客様に知り合いの友人が来られて、話題の一つとして買ったものや来られた日時などを話してしまいました。今から思えばあれも情報漏えいだったかも！？特にそういったものは保管はされてなかったです。(40代/女性/専業主婦主夫)
・私自身が情報を漏らしたことはありません。個人情報の記載されている書類は鍵付きの棚の中に入れて保管しています。(20代/女性/契約派遣社員)
・私ではありませんが、職場の同僚がメールを間違って違う人に送ってしまいました。テストの結果等の情報が掲載されていました。パスワードもかけられていませんでした(30代/女性/会社員)
・個人情報が書かれた書類は、キーがついたキャビネットで保管しています。(30代/男性/会社員)
・基本はセキュリティーのしっかりしているパソコンのみに保管して外部から転送できないようにする。(30代/男性/会社員)
・同僚のシフトを何気ない会話の中で話してしまったことがあります。個人情報の保管はすべてパソコン管理で行っていました。(20代/女性/専業主婦主夫)
・営業時代の話、顧客に聴いていると、その時の無駄話が実は重要な情報だったと後で気付いた事です。重要機密でした。(30代/男性/会社員)
・個人情報はセキュリティが厳重なPCのみ取扱い可能になっていました。間違っても外部に漏れないように。(20代/女性/会社員)
・漏らしたことはありませんが、基本的にペーパーレスの職場なので、全てシステム上での保存となります。(20代/男性/自由業・フリーランス)
・そういうのはちゃんとセキュリティを高くして金庫とかに保管しています。(20代/女性/無職)
・個人情報は外部に漏らさないようにするのが必須なので、常に安全なPW付のファイルに保存している。(30代/女性/会社員)
・ハードデスクに保存はされているらしいが入るのにパスワードを求められる。(20代/男性/パートアルバイト)
・メールのご送信は個人情報であるメールアドレス、名前の漏えいにつながるので、送信前の宛先チェックは必ず行います。(20代/女性/会社員)
・上司からのメールを一斉送信で誤っておくってしまいました。私は、専用のソフトを入れております(10代/男性/学生)
・医療事務をやっていて、紙カルテを使用しています。カルテ専用のファイルの入れて、棚に保管しています。(30代/女性/契約派遣社員)
・漏らしてしまうことがないように個人情報が入ったパソコンで扱ったデーターは外に出せないように設定されています(30代/女性/パートアルバイト)
・紙ベースで保存していますが、ファイルごとどこにいったのかがわからなくなった。(30代/男性/会社員)
・基本的に個人情報保護なんて関係のない会社なので、オープンです。マズイ。(40代/女性/会社員)
・保存する個人情報は取り扱った日別にファイリングし鍵のついた部屋に保管します。そうでないものは速やかにシュレッダーにかけます。(30代/女性/契約派遣社員)
・個人情報とは少し違うかもしれませんが、ついうっかりと先輩の年齢を自分より一回り上だと漏らしてしまって険悪になったことがあります。(20代/女性/学生)
・故人の電話番号をついうっかり洩らしました。それ以降は有りませんが特に規定は有りません。(70代/男性/無職)
・個人情報は紙媒体で、ロックのかかった引き出しに厳重に保管しています。(20代/男性/学生)
・客先から来たメールを営業担当に転送しようとして、全く関係の無い得意先に送ってしまった。個人情報は、必要以上にデータ化せず、紙媒体で鍵付きのキャビネットへ収納しています。破棄する時は、必ず上長の承認と立ち合いの元、シュレッダーにかけております。(20代/女性/専業主婦主夫)
・個人情報を扱う仕事はしなかったので漏らすことはありませんでしと。(40代/女性/専業主婦主夫)
・情報を漏らしてしまったことはありません。個人情報は鍵のかかった書庫で管理されていたり、専用のパスワードがないと見られないパソコンで管理されていました。(20代/女性/パートアルバイト)
・漏らした情報は自分の個人情報。保管が甘かったので流してしまったよ。(40代/女性/パートアルバイト)
・細かく言うと自分がというわけではありませんが、会社情報を他社に提出することがあり、その際に、その他社に紛失されました。自分が担当だったので。(20代/男性/会社員)
・個人情報帳簿は、鍵付きのボックスに収納されており、毎日鍵の点検、毎月の個人情報件数や冊数の点検が行われています。(30代/女性/専業主婦主夫)
・各個人情報は　全て　パソコンで　管理されていて　更に　パスワードを入れないと見れません。(50代/男性/会社員)
・損保保健会社でアルバイトしていた時、保険の申込書の中に知り合いの名前があり、住所が分かってしまった。(30代/女性/自由業・フリーランス)
・言うまでもなく、個人情報は漏らすことはありません。もちろん社内の機密も漏らすことはありません。漏えいして最終的に大変な思いをするのは当事者です。(40代/女性/無職)
・個人情報は、鍵付のロッカーに保存されておりますがリーダーもしくは金庫キーについていますので比較的簡単に見ることが出来てしまいます。(30代/男性/無職)
・職場から持ち帰って仕事をすることがあるが、家のパソコンに個人情報が入っているので危ないかもしれない(30代/男性/パートアルバイト)
・営業外出には個人情報は持ち出し10件まで、シュレッダーは厳禁、専用個人情報処理BOXに廃棄(30代/女性/無職)
・漏らした情報はありません。鍵付きのロッカーに保管してありました。(30代/女性/専業主婦主夫)
・お客様の家族構成と病歴。普段は鍵のかかるデスクに保管しているの。(30代/女性/パートアルバイト)
・セキュリティレベルの高い部屋に保管されています。普通のはなしですね。(30代/男性/会社員)
・漏らした情報はないが、個人情報の保管は鍵のかかった場所で保管している。(40代/女性/専業主婦主夫)
・顧客情報は会社内でしかアクセスできないサーバー上に管理されています。(20代/女性/会社員)
・書類ファイルは個人のデスクには保管せず、鍵をかけて帰宅すること。(40代/女性/その他専門職)
・漏らしてしまった情報はありませんが、派遣の人の情報は簡単に見る事ができただファイルになっていました。(40代/女性/パートアルバイト)