オフィスでは、会社の仕事の内容や機密情報、顧客や社員の個人情報を扱うことも非常に多いため、シュレッダーで要らなくなった書類を処分することはとても大切です。

職種にもよりますが、そういった書面を扱うことが多い場合には、書類管理は処分もかなりの手間になってきます。シュレッダーは紙だけではなく、CDなどのディスク使えるものもあり、情報を確実に処分するには欠かせないアイテムです。

いらなくなった、または、使わなくなった個人情報などが掲載された書類は、時には保管期限が定められていることもありますが、実際のところはどうなのでしょうか。今回、シュレッダー作業を毎日行っているかどうかについてアンケートをとってみました。

【質問】
オフィスにおいてシュレッダー作業は毎日行っていますか？

【回答数】
毎日行っている：32
ほとんど毎日行っている：25
時々行っている：37
行っていない：6

やはり必要な時にシュレッダー作業をするのが最も多かった！

シュレッダー作業をすべき書類があるときでないとできないので、毎日ではなくても定期的に行っているという結果でした。

・毎日するほど量がないので、ためておいて時間のできた時にシュレッダーにかけます。
・こまめにシュレッダーをかけなければならない書類でないから、週に数度程度。
・最近は、PCでのデータのやり取りができるので、紙のよる重要書類のやりとりが少なくなってきたため。

毎日シュレッダーをかけるほどの量はなく、まとまってきたら暇な人が取り組むというオフィスもあるようです。また、紙ではなく、PCでデータを送受信してしまうためにシュレッダーする必要が無いといったIT化が進んだ現代だからこその意見もありました。

職種によっては毎日シュレッダーをかけるオフィスもある！

時々行うという意見に対して、個人情報が掲載されているものや重要書類は早めに処分するという意見が多くありました。
・お客様の名前や住所が書いてある書類も沢山あるので、業務終了後には、必ずシュレッダーにかけます。
・個人情報が毎日出るので毎日使用します。
・事務の担当なので、1日5回以上はシュレッダーを使っています。
個人情報は印刷ミスや必要なくなった時点ですぐに処分するというオフィスが多く、業務終了後に処分するという場合もあり、結果、毎日シュレッダーをかける必要があるようです。

個人情報の処分は早めに行うのが最適！

書類をシュレッダーにかけるのは毎日ではなくても、個人情報のような重要書類や社外秘の書類などは必要な時に早めに処分しておくとよいでしょう。オフィスによっては、まとめてかける場合や、個人情報が出るたびに行う場合もありますが、事務の担当でない場合にはシュレッダーを使わないこともあるようです。情報は早めに処分し、安全に業務が進められるようにしましょう。

■調査地域：全国
■調査対象：年齢不問・男女
■有効回答数：100サンプル