「機密文書処理の業者選びで、情報漏洩保険の加入や損害賠償責任の上限金額まで確認する必要があるの？」と疑問に思っていませんか？

この記事でわかることは以下のとおりです。

・情報漏洩が発生した際に企業が被る甚大な損害

・損害賠償リスクに備える「情報漏洩保険加入」の重要性

・業者に確認すべき「賠償上限額」や「適用条件」などの具体的チェックポイント

・業者選びで失敗する2つのパターンと事例

私たち「日本シュレッダーサービス」は、90年以上の歴史がある機密文書抹消の専門企業です。

この記事を読むことで、情報漏洩リスクを回避するための「客観的な業者選びの基準」が明確になります。

将来の安心と信頼を築くためにも、この記事を最後まで読んで、情報漏洩対策に強い、正しい業者選びを進めていきましょう。

「どの業者も同じ」は危険！機密文書処理業者の選び方で情報漏洩リスクが変わる

機密文書の廃棄を外部業者に委託する際、「どこの業者にお願いしても、だいたい同じ。違うのは料金だけ」と考えてしまうことはありませんか 。

しかし、これは情報漏洩のリスクを高める大きな誤解です。

情報漏洩の落とし穴は思わぬところにあり、業者選びの失敗は企業の信用や存続に大きく関わります。

機密文書処理は高い専門性が求められるサービスであり 、業者の選択次第で情報管理の安全性やサービス品質が大きく異なる点を理解することがリスク回避の第一歩です。 ここでは、業者選びに関する誤解や、情報漏洩によって企業が被る具体的な損害、そして業者のセキュリティレベルにバラつきがある現実について解説します。

多くの企業が抱える「業者選びの誤解」とは

機密文書の処理料金は分かりやすい比較項目ですが、一方で、機密文書廃棄サービスには、セキュリティ対策や人材育成、認証取得、保険加入などコストがかかるため、安価な業者にはそれなりの理由があることを認識する必要があります。

セキュリティ対策が不十分な安価な業者を選んでしまうと、結果として情報漏洩のリスクが高まります。 また、認証を取得していない業者は情報管理のプロセスが不十分であったり 、セキュリティ対策が適切に行われていない可能性があるのです。

情報漏洩が発生すると企業に及ぶ甚大な損害

情報漏洩が発生すると、企業は多大な損害を被ることになります 。

損害の大きさは計り知れず、企業の信用失墜、顧客や取引先からの信頼喪失はビジネスに大きな影響を及ぼします。

また、法的な責任や賠償問題に発展する可能性もあり、経済的損失だけでなく企業の存続自体が危ぶまれることもあります。 情報漏洩時に発生する総コストの平均額は、日本企業の場合で1インシデントあたり4億5,000万円という調査結果もあります。

専門性の高いサービスなのにセキュリティレベルは玉石混合

機密文書処理は特別な教育と経験を必要とする専門性の高いサービスです。

しかし、個人情報保護法の施行以降、従来の専門企業に加えて、運送業者や廃棄物業者など様々な企業が新規参入した結果、現在の業者のサービスクオリティは玉石混合です。 業者によってセキュリティレベルや認証の有無、補償内容などはバラバラなので、自社の情報セキュリティを守るためには、業者のセキュリティ対策のレベルやサービス内容をしっかりと見極める必要があります。

業者選びの重要チェックポイント「情報漏洩保険の加入」

機密文書処理業者を選ぶ上で、セキュリティレベルと並んで極めて重要となるのが、万が一情報漏洩が発生した場合のリスクへの備えです。

業者の過失による情報漏洩であっても、委託元である企業は「管理責任」を問われ、甚大な損害を被る可能性があります。 業者の保険内容を客観的な判断基準として厳しくチェックすることで、情報漏洩による損害賠償リスクをしっかりとシャットアウトする必要があります。

業者の過失でも企業の責任が問われる「管理責任」

機密文書の処理を外部業者に委託した場合でも、情報が漏洩した際には委託元である企業の「管理責任」は大きな問題になります。

マスコミが情報漏洩事件を報道する際も、処理の委託先ではなく、顧客情報を管理すべき自社の名前が報道されるでしょう。 業者の過失による情報漏洩であっても、「企業が十分な管理体制を整えていなかった」と糾弾される可能性が高いため、外部委託先の選定には細心の注意が必要です。

万が一の際に企業を守る「損害賠償保険」の確認は必須

情報漏洩が発生すると、企業イメージの低下や多額の賠償金の支払いなど、経営に与えるダメージは計り知れません。

このような万が一の事態に備えて、業者が情報漏洩保険などの損害賠償保険に加入しているかどうかの確認は必須です。 保険への加入は、その業者が機密文書処理事業に真剣に向き合っているかどうかの姿勢を測る客観的な基準の1つにもなります。

損害賠償請求が発生した場合の費用相場と実際の事例

情報漏洩によって損害賠償請求が発生した場合、賠償金の相場額は顧客1人あたり数千円から数万円程度といわれています。

1人あたりの単価は高額でなくとも、被害者の数が増えたり二次被害が発生すれば、賠償金の総額はかなりの金額になります。

2014年に発生した顧客情報流出事件では、約3,504万件の流出件数に対し、ある企業は最大200億円を特別損失として計上しました。 また、日本企業の場合、情報漏洩時に発生する総コストの平均額は1インシデントあたり4億5,000万円と報告されています。

業者に確認すべき「賠償上限額」と「適用条件」の詳細

損害賠償保険の内容については、契約書に賠償上限額や適用条件などの詳細が明記されているかを必ず確認しましょう。

客観的な事実（数字や金額）によって厳しく判断することが重要です。 賠償上限額が低すぎる場合や、適用条件が厳しすぎる場合は、万が一の際に企業を守る約束事として不十分である可能性があります。

賠償額が不十分な場合は「交渉」が必要なケースも

契約書に定められた損害賠償の補償制度について、万が一の際に企業を守るのに「十分」とは判断できない補償内容であった場合は、業者との交渉を検討する必要があります。

また、業者の補償金額には上限があるため、自社でも情報漏洩保険への加入状況を確認し、万が一に備えて対策しておくことが大切です。 業者の賠償上限額だけでなく、自社の保険加入状況と合わせてリスクヘッジを考えるようにしましょう。

業者選びで失敗する2つのパターンと事例

機密文書処理業者を選ぶ際、セキュリティや補償内容といった客観的な基準の確認を怠り、主観や短期的な要因を優先してしまうことで、情報漏洩のリスクを招く失敗パターンがあります。

ここでは、企業が業者選びで陥りがちな2つの失敗パターンと、その結果発生する長期的な損害について解説します。 適切な業者を選ぶためには、コストや人間関係といった要素だけでなく、セキュリティ対策や認証取得状況をしっかりと確認することが大切です。

コスト最優先で業者を選ぶリスクと長期的な損害

機密文書の廃棄業者を選ぶ際に、コストは大切な検討事項ですが、安価な業者には安価な理由があり、セキュリティ対策が不十分である可能性を考えなくてはいけません。

コスト最優先で廃棄業者を選んだ結果、機密文書が適切に処理されずに外部へ流出し、高額な損害賠償を支払う事態につながった事例は過去に何度も発生しています 。 単純に料金比較だけで業者を選ぶと、その対応に膨大な手間と時間が取られ、結果的にコストが増加するリスクがあるのです。

「顔見知り」や「身近な業者」だからとチェックを怠る危険性

過去に利用した業者や知人からの紹介を基に業者を選ぶことも一般的です。

しかし、機密文書廃棄は高い専門性が求められるサービスです。

顔見知りであるという理由だけで業者のセキュリティ対策状況を正確に把握することはできず、むしろチェックが甘くなりがちです。

なあなあで業者を決めてトラブルが起きた後に後悔しても対応が遅れます。 最低限のチェックとして、情報セキュリティ認証の取得状況などは必ず確認しておくことがリスク回避につながります。

【チェックリスト】機密文書廃棄業者への具体的な質問例と確認事項

安全な機密文書処理業者を選ぶには、営業担当の曖昧なセールストークではなく、「有」「無」「数字」「金額」といった客観的な事実に基づいて判断することが不可欠です。

業者選定において、最低限確認すべきセキュリティに関わる2つの重要ポイントを、具体的な質問例と合わせてチェックリスト形式でまとめます。 これらのチェックポイントを知ることで、業者のセールストークに惑わされず、的確な質問を投げかけられるようになります。

損害賠償保険の加入状況と上限金額はいくらか

万が一の情報漏洩に備え、業者が情報漏洩保険などの損害賠償保険に加入しているかどうかの確認は必須です。

賠償上限額や適用条件など、保険の内容を確認することで、万が一の際のリスクを担保してくれるかを客観的に判断できます。

確認すべき具体的な質問は以下の通りです。

確認事項質問例
加入の有無損害賠償保険に加入していますか?
賠償上限額情報漏洩が発生した場合の賠償責任の上限金額はいくらですか?
適用条件契約書に補償の適用条件や内容が具体的に記載されていますか?

情報セキュリティ認証の取得有無と有効期限

業者のセキュリティ対策レベルを客観的に判断するには、第三者認証の取得有無を確認します。

特に、ISO27001（ISMS認証）やプライバシーマークは、第三者機関による厳しい審査と定期的な更新審査があるため、セキュリティ管理体制の基準となります。

確認すべき具体的な質問は以下の通りです。

確認事項質問例
認証の有無ISO27001（ISMS認証）やプライバシーマークを取得していますか?
有効期限認証は有効ですか、また最新の状態ですか?
更新頻度認証を取得した時期と、どの程度の頻度で更新審査を受けていますか?

認証を取得している業者は、情報管理のプロセスがしっかりと構築されており、定期的な監査や更新を通じて常に最新のセキュリティ対策を維持しています。

よくある質問（FAQ）

最後に、情報漏洩保険の加入や損害賠償リスクについてよくある質問に答えていきます。

情報漏洩が発生した場合、損害賠償額は顧客1人あたりいくらが相場ですか？

情報漏洩が発生した場合、損害賠償の金額は、顧客1人あたり数千円から数万円程度が相場額といわれています。

1人あたりの賠償額単価は決して高額ではありませんが、被害者の数が多くなったり二次被害が発生すれば、賠償金の総額はかなりの金額になります。 例えば、ある顧客情報流出事件では、流出件数約3,504万件に対し、最大200億円が特別損失として計上された事例があります 。

賠償上限額が不十分な業者と契約してしまった場合、どうなりますか？

賠償上限額が不十分な業者と契約して情報漏洩が発生した場合、賠償金の支払いやその対応に膨大な手間と時間が取られるリスクがあります。

情報漏洩による損害賠償額が業者の加入する保険の上限額を超えた場合、超過分については企業が対応する必要が生じます。

企業は法的な問題や信頼の失墜につながる可能性があり 、結果的にコストが増加することになってしまうでしょう。 そのため、業者の保険だけでなく、自社の保険加入状況も確認しておくことが大切です 。

まとめ

機密文書処理を外部に委託する目的は、単に手間を省くことだけでなく、情報漏洩リスクを安全に低下させることにあります。

機密文書処理という重要な業務を委託するパートナー選びにおいては、まず安心して快適にお付き合いできる業者を複数見つけることが大切です。

その中で、セキュリティレベルや利便性なども含めて総合的に判断し、納得できる費用の業者を選択することをお薦めします。

最後にもう一度、情報漏洩リスクを回避し、安心できる業者を選ぶための鍵をまとめておきましょう。

・業者選びの鍵確認事項情報漏洩保険への加入損害賠償保険に加入しているか？

・損害賠償の上限額万が一の賠償責任の上限金額はいくらか？

・適用条件補償の適用条件や内容が具体的に記載されているか？

・セキュリティ認証の有無ISO27001（ISMS認証）やプライバシーマークを取得しているか？

そして、安全な機密文書処理業者を選ぶときのコツは以下のとおりです。

・「有」「無」「数字」「金額」といった客観的な事実に基づいて判断する。

・情報セキュリティ認証を取得している業者を選ぶ。

・損害賠償保険の賠償上限額や適用条件を確認する。

ちなみに、私たち「日本シュレッダーサービス」は、90年以上の歴史がある機密文書抹消の専門企業です。

ISO27001認証を取得し、十分な情報漏洩保険にも加入しているため、安心して任せられます。

無料相談や資料請求・無料お見積りが可能なので、まずはお気軽にお問い合わせください。

貴社の機密文書処理における安心と信頼を築けることを祈っています。